Kategorie-Archiv: Compliance

Nachrichten vom Gesetzgeber und von anderen, die nicht nur bei Einführung und Betrieb von digitalem Informations- und Dokumenten-Management beachtet werden müssen.

Mikrofilmerlass von 1984 weiter gültig

Das BMF hat jüngst seinen Bestand an Erlassen und BMF-Schreiben gesichtet und ausgemistet.  Das Ergebnis findet in zwei Listen Niederschlag: Eine Positiv-Liste mit allen Dokumenten, die nach wie vor anzuwenden sind und eine (kurze) Negativ-Liste.

In letzterer finden sich treue Wegbegleiter unserer Branche wie die GoBS von 1995 und die GDPdU von 2001 samt ihren späteren Ergänzungen. Nicht aus der Welt zu kriegen sind dagegen die Mikrofilm-Grundsätze, der sogenannte Mikrofilmerlass, veröffentlicht mit BMF-Schreiben vom 1.2.1984. Kein Wunder, wird doch in den GoBD von 2014 noch ausdrücklich darauf verwiesen.

Das Schreiben samt Erläuterung durch die AWV bezieht sich ausdrücklich auf das Verfahren, Schriftstücke mittels Verfilmung auf Mikrofilm zu bannen und aufzubewahren, nicht auf „Computer Output on Microfilm“, das COM-Verfahren. Gegenüber der aktuellen Technik fallen die Passagen über das korrekte Verfilmen auf. Letztlich sind sie deckungsgleich an die Anforderungen beim Scannen. Die Aufbewahrung ist ähnlich geregelt, für die Wiedergabe bleibt mehr Zeit. Doch wem nützt das heute noch?

Falls Sie das über 32 Jahre alte Schreiben lesen wollen, aber auf der Homepage des BMF nicht finden – hier ist der Mikrofilmerlass.

Vorsteuer-Abzug mit PF-Adresse in Gefahr

BFH untersagt Vorsteuer-Abzug aus Rechnungen, auf denen der Lieferant nur eine Postfach-Adresse angegeben hat. Das Finanzgericht Köln entscheidet gegensächlich.

In § 14, Abs. 4 Nr. 1 UStG ist gefordert, dass Rechnungen die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers ausweisen müssen. Diese Pflicht sieht der BFH jetzt zumindest dann verletzt, wenn der Leistende unter der angegebenen Postfach-Adresse selbst nicht wirtschaftlich tätig ist. Im zugrunde liegenden Fall sitzt dort ein Buchhaltungsbüro. Der BFH räumt allerdings ein, dass die Finanzverwaltung im Bezug auf die Anschrift des Leistungsempfängers bis dato auch Rechnungen mit einer Postfach-Adresse zum Vorsteuerabzug akzeptiert. Die Rechtfertigung dafür hat sich diese im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) selbst formuliert. Dort steht im Abschnitt 14.5, Abs. 2:

„Nach § 14, Abs. 4, Nr. 1, Satz 1 sind in der Rechnung der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers jeweils vollständig anzugeben. Dabei ist es nach § 31, Abs. 2 UStDV ausreichend, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden.“

Das Finanzgericht Köln hat sich bei seinem Urteil vom 28. April 2015 offenbar an diese Regeln gehalten, Revision beim BFH aber zugelassen. Die Entwicklung bleibt interessant.

Empfehlung für Rechnungs-Empfänger: Akzeptieren Sie Rechnungen nur, wenn die Adress-Angabe des Leistenden dessen eindeutige Lokalisierung ermöglicht.

 

Sechs Monate GoBD

Am Vatertag 2015 werden die GoBD ein halbes Jahr alt. Was ist seither geschehen?

In Anwenderkreisen scheint man die GoBD gelassen aufzunehmen. Schließlich existiert eine Aussage des BMF,  dass die GoBD keine Verschärfung gegenüber den GoBS und den GDPdU enthalten würden.

Bei genauerem Hinsehen lässt sich aber feststellen, dass die Vorschriften in einigen Bereichen erweitert wurden. Die Forderung, neben strukturierten Daten auch Texte in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren ist zwar nicht neu, sie wurde aber jetzt präzisiert und explizit auf Excel-Tabellen ausgedehnt. Für letztere findet sich in den „Ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung“ eine Beschreibung, in welcher Struktur die Tabellen erwünscht werden. Die Wünsche sind nachvollziehbar, werden aber mit der Praxis kollidieren. Will man die Wünsche tatsächlich erfüllen, stellt sich die Frage nach der Verhältnismäßigkeit.

An Literatur zu den GoBD mangelt es nicht mehr. Ein Werk bringt es auf gut gemeinte 145 Seiten (gegenüber 37 +2 der GoBD). Kein Wunder, dass die Wiederholungen darin noch üppiger ausfallen als im Original.

Die GoBD sind veröffentlicht

Seit dem 14. November sind die neuen GoBD publiziert. Das BMF-Schreiben, dessen ausgeschriebene Bezeichnung schier unaussprechlich ist,  löst die GoBS von 1995 und die GDPdU aus dem Jahr 2001 ab und soll die Regeln an das digitale Zeitalter anpassen. Bezeichnenderweise verweist es im Schluss-Satz auf ein BMF-Schreiben von 1984, den sogenannten Mikrofilm-Erlass.

Das Dokument ist 38 Seiten lang.  Es enthält relativ wenig Neues. Die aus den GoBS bekannten Regeln wurden durch diverse Zitate von alten BFH-Urteilen und aus Bundes-Steuerblättern aufgebläht. Permanente Vor-, Rück- und externe Verweise machen die Lektüre anstrengend. Ohne parallel offenes Google-Fenster bleiben viele Passagen ohne Aussage.

Bemerkenswert ist die stärkere Gewichtung der Verfahrens-Dokumentation. Sie zieht sich wie ein roter Faden durch den Text. Das in den GoBS noch wichtige „Interne Kontroll-System“ IKS tritt dagegen in den Hintergrund.

Die Regeln zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen sind weitgehend gleich geblieben. Sie werden jetzt teils breiter ausformuliert.  Neu ist, dass nunmehr auch elektronische Dokumente einschließlich gescannter explizit in die Auswertbarkeit aufgenommen wurden. Diese wurde um die Begriffe „Volltextsuche“ und „Lesbarkeit am Bildschirm“ erweitert.

Unter der Rubrik „Auswertbarkeit“ finden sich hinter der Randziffer 125 eine Passage zur elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Standard, bzw. zu deren Aufbewahrung und Auswertbarkeit.

Die im BMF-Schreiben vom 2.7.2012 geforderte bildliche Lesbarkeit von elektronischen Dokumenten findet sich in den GoBD nirgends. Der Konflikt mit den Steuerprüfern scheint programmiert.

Ob die GoBD bei den Steuerpflichtigen mehr Aufmerksamkeit finden werden als bisher die GoBS darf bezweifelt werden.

BMF ändert den Anwendungserlass zur AO

Von den aktuellen Änderungen des „Anwendungserlass zur AO (AEAO)“, veröffentlicht mit BMF-Schreiben Nr.  2014/0564098 vom 1. August 2014, ist im Zusammenhang mit Office 2.0 insbesondere der neue § 87a „Elektronische Kommunikation“ auf den Seiten 2 und 3 von Belang.

Unternehmen, die im Schriftverkehr mit der Finanzbehörde ihre E-Mail-Adresse angegeben oder sich per E-Mail an die Finanz-behörde gewandt haben, wird unterstellt, dass sie zur Entgegennahme elektronischer Dokumente bereit sind. Sie müssen sich den Eingang eines elektronischen Dokuments zurechnen lassen, sobald es in einer für den Empfänger bearbeitbaren Weise in seinem System eingegangen ist.

Lesen Sie den Wortlaut im Original im BMF-Schreiben zur Aenderung-Anwendungserlass-AO_2014-08-01.

 

BMF fördert die Umstellung auf digitale Verfahren

In seinem aktuell veröffentlichen Bericht über die Untersuchungsergebnisse des Projekts „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ zeigt das BMF auf, welche Maßnahmen zur digitalen Abwicklung von Geschäftsvorfällen von der Wirtschaft gewünscht werden und wo derzeit noch Hindernisse existieren.  Den Link zu dem Bericht finden Sie unter dem Link in diesem Absatz. Die Untersuchungsergebnisse selbst können Sie unter diesem Link aufrufen: bmf-projekt-elektronische-archivierung-von-unternehmensdokumenten-staerken.

GoBD kommen vermutlich im Herbst

13.8.2014 – GoBS- und GDPdU-Nachfolger befindet sich in der Aufbereitungsphase

Es hat nun doch länger gedauert. Die Verbände haben sich viel Arbeit gemacht. Heraus kommt – dem Vernehmen nach – nichts. Zumindest nichts, was den enormen Aufwand rechtfertigen könnte. Während die GoBS für Unternehmen eine Reihe praktischer Hinweise enthielten präsentieren sich die GoBD als ein Sammelsurium von Gesetzes-Gemeinplätzen und Verweisen auf zum Teil uralte BGH-Urteile. Die GoBS wurden von den Steuerzahlern vielfach ignoriert. Bei den GoBD lohnt sich vermutlich nicht einmal das.