Verfahrens-Dokumentation

Dokumentationen für digitales Arbeiten 

Digitales Rechnungseingangs- und Dokumenten-Management (DMS) machen die Arbeit einfach, motivieren und sparen Zeit – vorausgesetzt sie sind anwenderfreundlich und verständlich dokumentiert.  Die eine Voraussetzung nimmt die Scheu vor der Digitalisierung, die andere schafft Sicherheit. Gute Dokumentationen sind Leitfaden, Handlungsanweisung und Hilfestellung zugleich. Steuerprüfer schätzen nachvollziehbar dokumentatiierte Abläufe.
Sauber zu dokumentieren ist unser Metier. Wir hinterfragen Verfahren und ihre Umsetzung mit Chefs und Mitarbeitern und formulieren so, dass auch Außenstehende (dazu zählen naturgemäß die Steuerprüfer) sie verstehen – selbst wenn es auf den ersten Blick kompliziert erscheint. Oft stoßen wir dabei auf Potenziale zum Verbessern und bringen Kunden auf Ideen, wie sie sich nutzbringend umsetzen lassen. Der Nutzen einer guten Dokumentation wird den Aufwand immer überwiegen.

Die Grundlagen für Verfahrens-Dokumentationen sollten mit dem Konzept für die Einführung der Software gelegt werden. Nach deren Abnahme, besser nach der Anwenderschulung lässt sich die Dokumentation entlang der tatsächlichen Anwendung festschreiben. Fehlt ein solches Konzept, erfolgt die Dokumentation auf Basis von Befragungen der Anwender und Analyse der Abläufe.

DMS-Systeme sind uns fast so lange vertraut wie es sie gibt.  Mit elektronischer Archivierung, der Basis-Anwendung von DMS, beschäftigen wir uns seit 30 Jahren, seit über 20 Jahren sind wir Anwender und beratend bei Auswahl und Einführung aktiv.

Die Grundlagen für den standardisierten elektronischen Rechnungsaustauschs haben wir mit Partnern bereits 2009 erarbeitet. Sie bilden heute den Kern des ZUGFeRD-Standards.

Die gesetzlichen Grundlagen rund um DMS sind uns seit jeher vertraut. Bis vor kurzem waren sie Gegenstand von Seminaren, die wir gemeinsam mit hochkarätigen Spezialisten bundesweit bei IHKn und bei Unternehmen abgehalten haben.  Ein Schwerpunkt lag stets auf der aus rechtlicher und praktischer Sicht  wichtigen Verfahrens-Dokumentation.

Fachkenntnisse und aktuelles formales Wissen bilden die Grundlage unserer Arbeit. Auszüge und Kostproben davon finden Sie unter den Menüs Office 4.0, ZUGFeRD und DMS-Wissen.

Lesen muss sein wie Fernsehen im Kopf!

Nach dieser Maxime formulieren wir Texte für Menschen. Vom Standpunkt von Laien aus. Wir beschreiben Funktionen und Abläufe so, dass Nutzer und Anwender sie verstehen, dass sie danach handeln können und dass auch unbeteiligte Dritte in der Lage sind, sie nachzuvollziehen.

Handlungs- und Bedienungs-Anleitungen für beliebige andere Verfahren und/oder Produkte ergänzen unser Tätigkeit-Spektrum.