Elektronische Archivierung – die Mutter der digitalen Bürosysteme
So beruhigend es sein kann, etwas schwarz auf weiß zu Hause zu wissen – im Büro ist Papier eine Effizienz-Bremse. Nur selten wird es tatsächlich gebraucht.
Papier dient traditionell als Träger von Informationen. Um aus Informationen Wissen schöpfen zu können, muss man aber wissen, dass man sie besitzt und wo man sie findet. Mit Papier ist das meist schwierig. Elektronische Archivierung ist die digitale Alternative. Damit schöpfen Sie jederzeit Wissen aus Ihren Informationen.
WEnige Dokumente sollten oder müssen in Papierform aufbewahrt werden. Verträge und Urkunden zum Beispiel. Elektronische Archivierung bietet auch dafür die Lösung. Nach dem Scannen und Ablegen im elektronischen Archiv werden solche Dokumente im Tresor weggeschlossen. Auf die jeweils aktuelle Version im Archiv besitzen alle berechtigten Personen Zugriff, sie können ohne Zeitverluste agieren und reagieren.
Rechnungen, Belege und andere (kaufmännische) Dokumente wie Bestellungen, Bestätigungen und dergleichen dürfen von Rechts wegen (§ 147 AO) durch digitale Abbilder ersetzt werden. Im elektronischen Archiv sind sie mit den übrigen digitalen Unterlagen (z.B. E-Mails) im Dokumenten-Pool verknüpft.
Für elektronische Archivierung sprechen gewichtige Gründe:
- Der überwiegende Teil der Dokumente lässt sich automatisch ablegen und damit automatisch richtig. Manuelle Ablage wird immer mehr zur Ausnahme
- im elektronischen Archiv legen selbst Ordnungs-Muffel die paar Dokumente zeitnah ab und zwar so, dass sie selbst, Kollegen und Mitarbeiter alles wiederfinden,
- das Suchen von Dokumenten wird zum schnellen Finden
- Vorgänge werden transparent
- die Büroarbeit wird insgesamt effizienter
- den Mitarbeiter bleibt mehr Zeit für wirchtige Aufgaben
Elektronische Archiv-Systeme können selbst größte Dokumenten-Mengen schnell ablegen, übersichtlich verwalten und großen Benutzerkreisen – entsprechend ihrer Rechte – zugänglich machen. Das Finden von Unterlagen ist unabhängig davon, wie lange sie schon im Archiv liegen. Ob einen Tag oder 10 Jahre oder länger- es dauert immer nur Sekunden.