Anleitungen und Dokumentationen

Verfahrens-Dokumentationen –
machen Abläufe transparent –
stellen Prüfer zufrieden

Schon in den ehrwürdigen GoB aus dem vorigen Jahrhundert legt der Fiskus bei Unternehmen Wert auf zweierlei: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Vorgänge.
Die Paprgraphen 146 und 147 der Abgabenordnung (AO), vor allem das BMF-Schreiben zu den  GoBD von 2019 verleihen dieser Forderung explizit Nachdruck. Sie und damit auch die Steuer-Außenprüfer verlangen

  • Verfahrens-Dokumentationen für kaufmännische Abläufe sowie
  • für die eingesetzten „DV-gestützten Buchführungssysteme“.

So definiert die Finanzverwaltung betriebswirtschaftliche DV-Anwendungen im Unternehmen, in welchen steuerrelevante Daten entstehen und/oder verarbeitet werden.  Dazu zählen neben der klassichen Fibu auch Lohnabrechnungs-Programme, ERP-Systeme, Faktura- und Warenwirtschafts-Systeme und alle vor- und nachgelagerten Systeme, in denen Daten erfasst, verarbeitet und aurchiviert werden.

Verfahrens-Dokumentationen müssen die Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit der Abläufe ermöglichen.
Beides ist unabdingbar für die Unternehmen selbst.

Fehlende Verfahrens-Dokumentationen sind immer dann ein gefundenes Fressen für Steuer-Außenprüfer, wenn sie während ihrer Arbeit auf scheinbare Ungereimtheiten stoßen, welche sich auch durch das Unternehmen nicht so einfach erklären lassen.

Zusatznutzen für die Unternehmen

Gute Dokumentationen und Anleitungen tragen dazu bei, dass

  • Mitarbeiter IT-Anwendungen effizient bedienen  und
  • deren Fähigkeiten nutzbringend ausschöpfen.

Umgekehrt sind fehlende, unvollständige oder unverständliche Anleitungen ein Hauptgrund dafür, dass

  • Hotlines überlastet sind
  • Anwender nur Fragmente von Programmen nutzen oder
  • dass EDV-Software von den Mitarbeitern ignoriert wird.

Software wird zu „Shelfware“, ein Begriff aus der Zeit als Software noch auf CD im wertvollen Schuber ausgeliefert und im Schrank aufbewahrt wurde.

Aussagekräftige Handlungsanweisungen als Ableitungen von Verfahrens-Dokumentationen sichern die Qualität der Prozesse und vereinfachen deren Nachvollziehbarkeit. Dies gilt ganz besonders für die neuen digitalen Lösungen im Büro.

Beim Scannen und Archivieren von Dokumenten mit personenbezogenen Daten sind Anweisungen unverzichtbar.

Klar formulierte Anleitungen sind ein wirksames Instrument zum Motivieren der Mitarbeiter. Und noch etwas …
Kennen Ihre Mitarbeiter Ihre Vision für das Unternehmen, Ihre Ziele und den gepanten Weg zur Realisierung? Nein?
Lassen Sie sie uns Ihre Gedanken gemeinsam formulieren und Ihre Mitarbeiter mitnehmen!

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