Anleitungen und Dokumentationen

Verfahrens-Dokumentationen
machen Abläufe transparent –
stellen Prüfer zufrieden

Schon in den ehrwürdigen GoB aus dem vorigen Jahrhundert forderte der Fiskus von Unternehmen zweierlei: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller steuerlich relevanten Vorgänge.
Die Paprgraphen 146 und 147 der Abgabenordnung (AO), vor allem das BMF-Schreiben zu den  GoBD von 2019 verleihen dieser Forderung Ausdruck. Die Gesetze schreiben vor und die Steuer-Außenprüfer verlangen deshalb gern

  • Verfahrens-Dokumentationen für kaufmännische Abläufe sowie
  • für die eingesetzten „DV-gestützten Buchführungssysteme“.

So definiert die Finanzverwaltung alle betriebswirtschaftlichen DV-Anwendungen im Unternehmen, in welchen steuerrelevante Daten entstehen und/oder verarbeitet werden.  Dazu zählen neben der klassichen Fibu auch Lohnabrechnungs-Programme, ERP-Systeme, Faktura- und Warenwirtschafts-Systeme und alle vor- und nachgelagerten Systeme, in denen Daten erfasst, verarbeitet und aurchiviert werden.

Verfahrens-Dokumentationen müssen die Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit der Abläufe ermöglichen.
Beides benötigen die Unternehmen auber auch selbst.

Fehlende Verfahrens-Dokumentationen sind ein gefundenes Fressen für Steuer-Außenprüfer, wenn sie auf scheinbare Ungereimtheiten stoßen, welche sich auch durch das Unternehmen nicht so einfach erklären lassen.

Zusatznutzen für die Unternehmen

Gute Dokumentationen und Anleitungen tragen dazu bei, dass

  • Mitarbeiter IT-Anwendungen effizient bedienen  und
  • deren Fähigkeiten nutzbringend ausschöpfen.

Umgekehrt sind fehlende, unvollständige oder unverständliche Anleitungen ein Hauptgrund dafür, dass

  • Hotlines und Helpdesks überlastet sind
  • Anwender nur Fragmente von Programmen nutzen oder
  • dass manche Software von den Mitarbeitern ignoriert wird.

Software wird zu „Shelfware“, ein Begriff aus der Zeit, als Software noch auf CD im wertvollen Schuber ausgeliefert und im Schrank aufbewahrt wurde. Manche wurde nie installiert.

Aussagekräftige Handlungsanweisungen als Ableitungen von Verfahrens-Dokumentationen sichern die Qualität der Prozesse und vereinfachen deren Nachvollziehbarkeit. Dies gilt insbesondere für die neuen digitalen Lösungen im Büro.

Klar formulierte Anleitungen sind ein wirksames Instrument zum Motivieren der Mitarbeiter.
Übrigens: Kennen Ihre Mitarbeiter Ihre Vision für das Unternehmen, Ihre Ziele und den geplanten Weg dorthin? Nein? Dann fehlt Ihnen ein wichtiger Mosaikstein zur Motivation!
Falls Sie diesen einfügen möchten, lassen Sie sie uns Ihre Gedanken gemeinsam formulieren und Ihre Mitarbeiter mitnehmen!

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