DMS-Recht – Compliance

Elektronische Archivierung ist erlaubt!

Von den DMS-Komponenten wird die elektronische Archivierung vom Gesetzgeber mit der größten Aufmerksamkeit bedacht. Im Fokus stehen das korrekte Aufbewahren von Unterlagen aus kaufmännischer und steuerlicher Sicht sowie unter dem Aspekt des Datenschutzes. Die steuerlichen Aspekte sind mit den unternehmerischen im Grunde deckungsgleich. Sie fordern Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass, wie lange und in welcher Form Unterlagen aufzubewahren sind. Die Grundregeln aus steuerlicher Sicht sind in den Paragrafen 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) definiert, die §§ 238 und 239 des HGB beschreiben sie aus Sicht des Handelsrechts. Auch im Umsatzsteuergesetz (UStG) finden sich Hinweise. Ergänzend publiziert das Finanzministerium seine Sicht, also die, an welcher sich die Steuerprüfer orientieren müssen, in Form von BMF-Schreiben. Aktuell sind dies die GoBD in der Fassung vom Herbst 2019. Eine wichtige Aussage darin gilt seit 1995 unverändert:

Das Aufbewahren von (steuerrelevanten) Unterlagen in ausschließlich digitaler Form ist – bis auf wenige Ausnahmen – zulässig!

Die daran geknüpften Auflagen lassen sich mit professionellen elektronischen Archiven einhalten. Unsere sauberen Dokumentationen zur Nachvollziehbarkeit der Abläufe und der Nachprüfbarkeit von Buchungen schaffen Sicherheit und Vertrauen.

Falls Sie sich ein Bild von den GoBD machen wollen, ohne den schwer zu lesenden Originaltext mit 37 Seiten zu lesen, finden Sie hier eine Zusammenfassung. Wir nennen sie GoBD für Anwender. Da wir immer darauf angesprochen werden, haben wir eine Abhandlung über das Digitalisieren von Papier-Dokumenten verfasst. Es nennt sich Scannen ins Office 4.0. Sie finden es unter dem grünen Link.

In datenschutzrechtlicher Hinsicht erfordern insbesondere elektronische Personal- und Patientenakten besondere Sorgfalt. Angefangen beim Scannen von (besonderen) personenbezogenen Daten über Zugangs- und Zugriffsrechte bis hin zur zulässigen Aufbewahrungsdauer gilt es viele Regeln zu beachten. Die neue DS-GVO ist eine reiche Quelle für Wissen, Frust und Verwirrung.