Gleichförmig wiederkehrende Arbeits-Abläufe sind Workflows
In ihrer elektronischen Form ermöglichen sie es, routine-Aufgaben effizient und transparent zu erledigen.
Werden Dokumenten- oder informationsbasierte Abläufe auf Papierbasis organisiert, wandern Blatt für Blatt von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und von Standort zu Standort. Dokumenten-Verluste sind die Regel, Fristüberschreitungen Alltag. Skonto-Erträge bleiben auf der Strecke. Ganz anders mit elektronischen Workflows.
Workflow-Programme leiten Informationen und Dokumente in digitaler Form durch die Abteilungen. Die Wege sind aufgabenbezogen konfiguriert. Die zu bearbeitenden Dokumente liegen im elektronischen Archiv gemeinsam mit denen, die zur Bearbeitung benötigt werden. An jeder Station des Workflows lässt sich per Mausklick auf jedes Dokument zugreifen. Alle Bearbeitungsschritte und -Ergebnisse werden protokolliert, die Protokolle den Dokumenten angefügt. Die während der einzelnen Prozess-Schritte zu erledigenden Aufgaben sind erläutert. Auf benötigte Unterlagen in anderen Programmen wird über Schnittstellen zugegriffen. Am Ende vieler Workflows steht die automatische Übergabe der aus den Dokumenten gewonnenen Daten, ergänzt um die während der Bearbeitung hinzugefügten, in ein Folgesystem wie ERP und/oder Finanzbuchhaltung.
Workflow-Systeme können (Währungen um-)rechnen, Ergebnisse kontrollieren, Plausibilitäten überwachen, Schritte parallel oder nacheinander erledigen, Zugriffsrechte und -Pflichten prüfen und jegliche Aktion protokollieren. Alle Arbeits-Schritte lassen sich auch Jahre später noch nachvollziehen – ganz im Sinne der GoBD.
Workflow-Systeme tragen dazu bei, dass Termine und Fristen eingehalten werden. Prozess-Schritten oder Schritt-Folgen lassen sich Zeitkontingente zuordnen, deren Überschreitung Aktionen auslösen können; von der Erinnerung per E-Mail bis zur Nachricht an Vorgestzte. Stellvertreter-Regelungen machen Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen einfach.
Bevorzugte Einsatzgebiete von Workflow-Systemen sind Post- und Rechnungseingangs-Management, vielfach auch Beschaffungsprozesse und Genehmigungsverfahren z.B. für Urlaub oder Dienstreisen. Im Qualitäts-Management werden sie gerne eingesetzt um Mitarbeiter mit neuen Informationen zu versorgen und Rückmeldungen über die Kenntnisnahme zu erhalten, bzw. deren Eingang zu überwachen.
Einfache Workflow-Systeme sind bisweilen Teil von elektronischen Archivlösungen, komplexere als eigenständige Lösungen verfügbar.