Office 4.0

Office 4.0 – in Corona-Zeiten Pflicht

Office 4.0 bildet das logische Pendant zu Industrie 4.0. Hier wie dort sind die DV-Systeme vernetzt, die Daten passieren System-Grenzen, Prozesse laufen weitgehend automatisch. Menschen steuern und prüfen, nützen die gewonnene Zeit für produktive Tätigkeiten. Aktuelles Beispiel: Der elektronische Rechnungsaustausch. Welche Wirkung dieser entfaltt finden Sie in unserem Whitepaper „Mit ZUGFeRD-Rechnungen ins Office 4.0“ beschrieben.

Auslöser für Office 4.0:
Elektronischer Rechnungsaustausch und automatisierte Verarbeitung

Der Austausch von Rechnungen per E-Mail und PDF ist auf dem Weg zum Standard. Zeit- und Kostenersparnis sind die Triebfedern. Der Austausch auf Basis des ZUGFeRD-Standards eröffnet die Möglichkeit zum weitgehend automatisierten Verarbeiten von Rechnungen im Rahmen von digitalen Workflows. Eine ideale Basis zum effizienten Arbeiten im Corana-Homeoffice!

Die gesetzlichen Voraussetzungen sind seit langem definiert, die technischen Regeln für ZUGFeRD seit 2014. Sie werden laufend aktualisiert.

Grundlage für Office 4.0: Elektronische Archivierung

Elektronischer Rechnungsaustausch bedeutet elektronische Aufbewahrung. In den GoBD von 2014 und ihrer Neufassung sind die Anforderungen daran im Detail beschrieben. In der Praxis umsetzen lassen sich diese nur mit professionellen Lösungen für elektronische Archivierung. Sie bilden die Basis für alle digitalen dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen. Das Prinzip dahinter:

Erst archivieren, dann digital bearbeiten,

jeden Prozessschritt automatisch dokumentieren und immer sofort alles wiederfinden. So brauchen es die Unternehmen und fordert es der Gesetzgeber.

Elektronische Archive sorgen für transparente Abläufe und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Sie motivieren die Mitarbeiter und stiften Nutzen. Vor allem sparen sie Zeit. Pro Tag und Mitarbeiter im Büro etwa eine halbe Stunde. Unser Flyer „Archiv-Nutzen“ beschreibt die Hintergründe ausführlich.

Die wichtigsten Komponenten des Office 4.0 im Überblick:
  • Elektronische Archivierung
    – für aufbewahrungspflichtige und -würdige Unterlagen

    • E-Mail-Archivierung
      – zur korrekten Aufbewahrung und Prozess-Integration
    • Elektronische Akten
      – für Projekte, Aufträge, Kunden und Personal
    • Vertragsverwaltung
      – sichert Fristen, vermittelt aktuelle Informationen
  • Workflow-Systeme
    – beschleunigen Abläufe, bringen Transparenz, sichern Skonti
  • OCR- und Dokumenten-Analyse Werkzeuge
    – ersparen das manuelle Erfassen – so lange es noch Papier
    und nicht standardisierte PDF-Rechnungen gibt
  • Dokumenten-Verwaltung (DLM)
    – für das Erstellen, Bearbeiten, Versionieren und Freigeben   von
    z.B. QM-Dokumenten, Verträgen und Dokumentationen
  • Output Systeme
    – optimieren die Ausgabe großer Dokumenten-Mengen
  • Dokumenten-Scanner
    – ergänzen Multifunktions-Geräte bei schwierigem Beleggut
    und schaffen Sicherheit durch Doppelblatt-Einzugskontrollen
  • Systeme für die Langzeitarchivierung
    – entlasten Server, schaffen Sicherheit, sparen Energie