Office 4.0

Office 4.0 – in Corona-Zeiten Pflicht

Office 4.0 ist das logische Pendant zu Industrie 4.0. Hier wie dort sind die DV-Systeme vernetzt, die Daten passieren System-Grenzen, viele Prozesse laufen automatisch oder im Hintergrund. Menschen steuern und prüfen, nützen die gewonnene Zeit für produktive Tätigkeiten.

Signifikante Beispiele:
Elektronischer Rechnungsaustausch und automatisierte Rechnungs-Verarbeitung

Der Austausch von Rechnungen per E-Mail und PDF ist auf dem besten Weg zum Alltagsbrauch. Zeit- und Kostenersparnis sind die Vorteile. Der Austausch auf Basis des ZUGFeRD-Standards eröffnet die Möglichkeit zum weitgehend automatisierten Verarbeiten der Rechnungen im Rahmen von digitalen Workflows. Eine ideale Basis zum effizienten Arbeiten im Corana-Homeoffice!

Welche Wirkung der elektronische Rechnungsaustausch entfalten kann finden Sie in unserem Whitepaper „Mit ZUGFeRD-Rechnungen ins Office 4.0“ beschrieben.

Die gesetzlichen Voraussetzungen dafür sind seit langem definiert, die technischen Regeln für ZUGFeRD erstmals 2014. Sie werden laufend aktualisiert.

Grundlage für Office 4.0: Elektronische Archivierung

Elektronischer Rechnungsaustausch bedeutet auch elektronische Aufbewahrung der Unterlagen. In den GoBD von 2014 und ihrer Neufassung von 2019 sind die Anforderungen im Detail beschrieben. In die Praxis umgesetzt werden diese mit professionellen Archiv-Lösungen wie z.B. DocuWare.

Gute elektronische Archive ermögliche transparente Abläufe. Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, motivieren die Mitarbeiter und stiften vielfältigen Nutzen. Vor allem sparen sie Zeit. Faustregel: Pro Tag und Mitarbeiter im Büro etwa eine halbe Stunde. Unser Flyer „Archiv-Nutzen“ beschreibt die Hintergründe ausführlich.

Das Grundprinzip  für alle digitalen dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen für sicheres und transparentes Arbeiten:

  • Erst archivieren
  • dann digital bearbeiten
  • jeden Prozessschritt automatisch dokumentieren und
  • immer sofort alles wiederfinden.

So verlangt es der Gesetzgeber.

Die wichtigsten Komponenten des Office 4.0 im Überblick:
  • Elektronische Archivierung
    – für aufbewahrungspflichtige und -würdige Unterlagen

    • E-Mail-Archivierung
      – zur korrekten Aufbewahrung und Prozess-Integration
    • Elektronische Akten
      – für Projekte, Aufträge, Kunden und Personal
    • Vertragsverwaltung
      – sichert Fristen, vermittelt aktuelle Informationen
  • Workflow-Systeme
    – beschleunigen Abläufe, bringen Transparenz, sichern Skonti
  • OCR- und Dokumenten-Analyse Werkzeuge
    – ersparen das manuelle Erfassen – so lange es noch Papier
    und nicht standardisierte PDF-Rechnungen gibt
  • Dokumenten-Verwaltung (DLM)
    – für das Erstellen, Bearbeiten, Versionieren und Freigeben   von
    z.B. QM-Dokumenten, Verträgen und Dokumentationen
  • Output Systeme
    – optimieren die Ausgabe großer Dokumenten-Mengen
  • Dokumenten-Scanner
    – schaffen Sicherheit durch Doppelblatt-Einzugskontrollen
  • Systeme für die Langzeitarchivierung
    – entlasten Server, schaffen Sicherheit, sparen Energie