Verträge zentral aufbewahren –
dezentral bearbeiten
Verträge müssen inhaltlich beachtet, rechtzeitig gekündigt, verlängert oder aktualisiert werden. Zeitliche Versäumnisse können hohe Kosten verursachen. Angesichts dessen verursacht das Verwalten von Verträgen oft unverhältnismäßig hohen Aufwand. Das Bedürfnis, sie einerseits sicher aufzubewahren kollidiert mit der Notwendigkeit, ihre Inhalte an verschiedenen Stellen permanent, bzw. zeitgerecht verfügbar zu halten.
Verträge werden meist schriftlich geschlossen, Änderungen schriftlich dokumentiert. Sie tangieren die Geschäfts- Niederlassungs- oder Abteilungsleitung, Fachbereiche sind federführend involviert, Sachbearbeiter müssen sie mit Leben füllen.
Wo werden die Verträge aufbewahrt? Das Original meist nahe der Geschäftsleitung. Kopien in Abteilungen, bei Fachbereichen und Sachbearbeitern. Wie aktuell sind die einzelnen Kopien jeweils? Unabhängig davon, dass es analog schwierig ist, Wiedervorlagen zu organisieren, sind veraltete oder nicht auffindbare Versionen an der Front oft die Ursache dafür, dass Verträge nicht rechtzeitig gekündigt, verlängert oder revidiert werden.
Digitale Vertragsverwaltung ist die Lösung!
Die Lösung: Verträge werden gescannt, die Originale verbleiben bei der Geschäftsleitung. Verwaltung und Überwachung erfolgen im elektronischen Archiv. Dort lässt sich mit Suchbegriffen, Zugriffsrechten und Funktionen exakt steuern, wer in welcher Abteilung einen Vertrag sehen darf und wann ein Vertrag wem wieder vorgelegt werden muss, sei es zum Prüfen, Verlängern oder Kündigen. Gibt es eine neue Version des Vertrags, wird die alte im Archiv aus dem allgemeinen Zugriff genommen und die neue freigeschaltet. Nur GL und berechtigte Mitarbeiter sehen alle Versionen.
Der Gewinn an Sicherheit und ersparte Kosten amortisieren die digitale Vertragsverwaltung im Rahmen der elektronischen Archivierung im Handumdrehen. Sie einzuführen dauert kaum einen extra Tag.