Digitales Rechnungseingangs-Management

Die digitale Herausforderung

Neben der Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischen Archiven und Akten setzen Unternehmen zusehends auf das durchgehend digitale Rechnungseingangs-Management und passen die Abläufe in der Verwaltung entsprechend an. Um anschließend hybrides Arbeiten (digital und zusätzlich mit Papier, quasi „zur Sicherheit“) auszuschließen bedarf es vor der Einführung eines umfassenden Plans, erstellt im Dialog  mit den Mitarbeitern, und danach als Gedächtnisstütze und zur Nachvollziehbarkeit einer sauberen Dokumentation.

Im Vor-ZUGFeRD-Zeitalter und auch während dessen sieht digitales Rechnungseingangs-Management meist so aus:

  • Papierrechnungen werden gescannt, die Scans erst per OCR ausgelesen, dann der Daten-Analyse und schließlich der formalen Prüfung (§ 14 UStG) unterzogen
  • Elektronisch eingegangene Rechnungen (PDF, aber nicht ZUGFeRD) werden der Analyse digital zugeführt
  • Die nach der Analyse akzeptierten Rechnungen werden samt den Meta-Daten aus dem Analyseergebnis (Absender, Inhalte usw.)
    • im elektronischen Archiv abgelegt
    • in einen – einfachen bis komplexen – Prüfungs-Workflow überführt
    • Schritt für Schritt geprüft, bearbeitet und freigegeben
  • Vorher archivierte Lieferscheine, Bestelldokumente oder Korrespondenzen werden, wo benötigt, zur Einsichtnahme aus dem Archiv aufgerufen
  • Abfragen nach Informationen in Drittsystemen (ERP, Warenwirtschaft) werden auf Knopfdruck getätigt
  • Alle Bearbeitungsvermerke werden in Protokollen erfasst und im Archiv an die Rechnungen elektronisch angeheftet
  • Die während der Bearbeitung im Workflow-System gewonnenen und erarbeiteten Daten werden gesammelt und an das oder die Zielsystem(e) (Fibu, ERP, Warenwirtschaft) übergeben
  • Rückmeldungen aus der Buchhaltung, z.B. über erfolgten OP-Ausgleich, leitet der Workflow an das Archiv weiter. Dort werden sie bei den Rechnungen vermerkt, evtl. in Form von virtuellen Stempeln.

Die gesamte Bearbeitung erfolgt ausschließlich anhand des einen, im Archiv liegenden Rechnungs-Exemplars. So fordert es die Abgabenordnung (AO), ausgedrückt in den neuen GoBD.

Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Standard entfallen OCR-Erkennung und Daten-Analyse. Die für Archivierung, Prüfung und Verarbeitung notwendigen Informationen werden aus den Rechnungsdateien ausgelesen, aufbereitet und zur Verfügung gestellt.