Anleitungen und Dokumentationen

Transparente Abläufe – zufriedene Prüfer

HGB und Abgabenordnung (AO), insbesondere die GoBD von 2019 (Nachfolger der GoBS von 1995 und der GDPdU von 2001) und in deren Schlepptau die Steuer-Außenprüfer verlangen Verfahrens-Dokumentationen für kaufmännische Abläufe im Unternehmen sowie für die eingesetzten „DV-gestützten Buchführungssysteme“. So definiert die Finanzverwaltung alle betriebswirtschaftlichen DV-Anwendungen im Unternehmen, in welchen steuerrelevante Daten entstehen und/oder verarbeitet werden.  Die Dokumentationen müssen die Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ermöglichen. Im Grunde ist beides auch unabdingbar für die Unternehmen selbst.

Fehlende Verfahrens-Dokumentationen sind dann ein gefundenes Fressen für Steuer-Außenprüfer, wenn sie während ihrer Arbeit auf scheinbare Ungereimtheiten stoßen, welche sich auch nicht so einfach erkläten lassen. Klare Beschreibungen stellen sie zufrieden.

Unabhängig davon kann es für Unternehmen teuer werden, wenn ihre Mitarbeiter IT-Anwendungen fehlerhaft bedienen oder mangels Anleitung deren Möglichkeiten brach liegen lassen. Unvollständige oder unverständliche Anwender-Handbücher sind der Hauptgrund dafür, warum Hotlines überlastet sind, Anwender nur Fragmente von Programmen nutzen oder dass EDV-Software sogar ganz zu „Shelfware“ wird, d.h. von den Mitarbeitern abgelehnt wird,

Die Grundlagen für Verfahrens-Dokumentationen werden in der Regel mit dem Konzept für die Einführung von Software gelegt. Nach deren Abnahme, spätestens nach der Anwenderschulung muss sich die Dokumentation entlang der tatsächlichen Anwendung festgeschrieben werden. Fehlt ein Einführungs-Konzept, erfolgt die Dokumentation auf Basis intensiver Befragungen der Anwender, begleitet von einer Analyse der Abläufe.

Aussagekräftige Handlungsanweisungen als Teil von Verfahrens-Dokumentationen sichern sowohl die Qualität der Prozesse wie deren Nachvollziehbarkeit. Dies gilt insbeondere für die neuen digitalen Lösungen im Büro aber auch für alle übrigen IT-Anwendungen. Beim Scannen und Archivieren von Dokumenten mit personenbezogenen Daten sind sie unverzichtbar.

Lesen muss sein wie Fernsehen im Kopf!

Nach dieser Maxime formulieren wir Texte. Vom Standpunkt von Laien aus. Wir beschreiben Funktionen und Abläufe so, dass Nutzer und Anwender sie verstehen, dass sie danach handeln können und dass auch unbeteiligte Dritte in der Lage sind, sie nachzuvollziehen.