ZUGFeRD und Software-Anbieter

Angesichts der hohen Zahl von Downloads der ZUGFeRD-Spezifikationen müsste der Standard längst in viele Anwendungsprogramme implementiert sein. Das ist leider nicht der Fall. Woran liegt es? Ein Grund könnte die – vermeintliche – Komplexität des Standards sein, die viele Software-Anbieter bremst. Insbesondere Anbieter von Lösungen für kleine Unternehmen, für Handwerker und Freiberufler, machen noch einen Bogen um ZUGFeRD.

Dabei lässt sich ZUGFeRD einfach aufzäumen. Auf der Seite der Rechnungs-Steller müssen sie anstatt zu drucken eine PDF generieren und in diese die geforderten Daten (Stamm- und individuelle Rechnungsdaten) standardkonform als XML einbetten. Die Ansprüche auf Empfängerseite scheinen vielfältiger und komplexer, tangieren Software-Anbieter aber nur marginal.

  1. Die ZUGFeRD-Rechnungen müssen zur visuellen Prüfung angezeigt werden
  2. Zur Eingangs-Prüfung, ob alle nach § 14 UStG geforderten Angaben in einer Rechnung enthalten sind, lesen sie XML-Daten automatisiert aus
  3. Zur Be- und Verarbeitung der Rechnungen wollen Empfänger unterschiedliche Teile der XML-Daten in ihre verschiedenen Anwendungen übernehmen
  4. Die Rechnungen müssen ins elektronische Archiv verfrachtet und auf den innerbetrieblichen Prüfpfad gesetzt werden

Für Punkt 3 müssen die Anwendungsprogramme ausgelegt sein. Deren Kopplung mit elektronischer Archivierung zählt inzwischen fast zum Standard. Viele Archivanbieter beherrschen sie ohne Mitwirkung der Software-Anbieter.

Anstatt für jedes Programm den Input von ZUGFeRD-XML zu programmieren ist es effizienter, ein Tool einzusetzen, welches die PDF anzeigt und erkennen lässt, ob alle geforderten XML-Daten  enthalten sind. Die zur weiteren Bearbeitung benötigten Daten werden entweder als XML oder als CSV-Datei an die Ziel-Applikation übergeben. Die Ablaufgrafik „ZUGFeRD-Rechnungseingangs-Management“ verdeutlicht dieses Verfahren. Es wird gesteuert vom „PDF-Cockpit“. Der Link zur detaillierten Beschreibung des PFD-Cockpits für ZUGFeRD- und andere PDF öffnet sich hier.

Ein Pluspunkt des PDF-Cockpits ist, dass sich damit selbst Non-ZUGFeRD-konforme PDF-Rechnungen in den Prüfungsprozess einschleusen lassen. Ein weiterer, dass es all denjenigen Unternehmen Komfort bietet, die beim Steuerberater buchen lassen. Zudem ist es schnell zu implementieren.

Software-Anbieter müssen den ZUGFeRD-Dateninput also nur im XML-, CSV- oder Datev-Format beherrschen.  Wenn sie das beherzigen wird aus dem heute (12/2016) noch eher lahmen ZUGFeRD bald ein flotter Traber.