Verfahrens-Dokumentationen

Anleitungen für Anwender und Chefs

HGB und Abgabenordnung (AO), insbesondere die GoBD von 2014 (Nachfolger der GoBS von 1995 und der GDPdU von 2001) und in deren Schlepptau die Steuer-Außenprüfer verlangen Verfahrens-Dokumentationen für kaufmännische Abläufe sowie für die eingesetzten „DV-gestützten Buchführungssysteme“. Damit definiert die Finanzverwaltung alle betriebswirtschaftlichen DV-Anwendungen im Unternehmen, in welchen steuerrelevante Daten entstehen und/oder verarbeitet werden.  Die Dokumentationen müssen die Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ermöglichen. Beides ist im Grunde auch unabdingbar für jedes Unternehmen.

Fehlende Verfahrens-Dokumentationen sind immer dann ein gefundenes Fressen für Steuer-Außenprüfer, falls sie während ihrer Arbeit auf Ungereimtheiten ohne befriedigende Erklärung stoßen.

Für Unternehmen dauerhaft nachteiliger ist es, wenn ihre Mitarbeiter IT-Anwendungen fehlerhaft bedienen oder mangels Anleitung deren Möglichkeiten brach liegen lassen. Unvollständige oder unverständliche Anwender-Handbücher sind der Hauptgrund dafür, dass EDV-Software zu Shelfware, d.h. nach der Installation ignoriert wird, warum Hotlines überlastet sind oder Anwender nur Fragmente von Programmen nutzen.

Die Grundlagen für Verfahrens-Dokumentationen sollten mit dem Konzept für die Einführung von Software gelegt werden. Nach deren Abnahme, spätestens nach der Anwenderschulung lässt sich die Dokumentation entlang der tatsächlichen Anwendung festschreiben. Fehlt ein solches Konzept, erfolgt die Dokumentation auf Basis intensiver Befragungen der Anwender und einer Analyse der Abläufe.

Aussagekräftige Handlungsanweisungen als Teil von Verfahrens-Dokumentationen sichern sowohl die Qualität der Prozesse wie deren Nachvollziehbarkeit. Dies gilt für die neuen digitalen Lösungen genauso wie für alle übrigen IT-Anwendungen. Beim Scannen und Archivieren von Dokumenten mit personenbezogenen Daten sind sie unverzichtbar.

Lesen muss sein wie Fernsehen im Kopf!

Nach dieser Maxime formulieren wir Texte für Menschen. Vom Standpunkt von Laien aus. Wir beschreiben Funktionen und Abläufe so, dass Nutzer und Anwender sie verstehen, dass sie danach handeln können und dass auch unbeteiligte Dritte in der Lage sind, sie nachzuvollziehen.