Vertragsverwaltung

Gemessen an ihrem meist geringen Anteil an den gesamten Dokumenten bereitet das Verwalten von Verträgen in Unternehmen und Einrichtungen unverhältnismäßig hohen Aufwand. Das Bedürfnis, sie dauerhaft sicher aufzubewahren geht mit der Notwendigkeit einher, ihre Inhalte an verschiedenen Stellen permanent, bzw. zeitgerecht zugänglich zu machen. Verträge müssen inhaltlich beachtet, rechtzeitig gekündigt, verlängert oder aktualisiert werden. Versäumnisse verursachen bisweilen hohe Kosten .

Verträge werden meist schriftlich geschlossen, Änderungen schriftlich dokumentiert. Sie tangieren die Geschäfts- Niederlassungs- oder Abteilungsleitung, Fachbereiche sind federführend involviert, Sachbearbeiter müssen sie umsetzen.

Wo werden die Verträge aufbewahrt? Das Original meist bei der jeweiligen Leitung. Kopien bei Fachbereichen und Sachbearbeitern. Wie aktuell sind die einzelnen Exemplare jeweils? Unabhängig davon, dass es analog schwierig ist, Wiedervorlagen zu organisieren, sind veraltete oder nicht auffindbare Versionen an der Front oft die Ursache dafür, dass Verträge nicht rechtzeitig gekündigt, verlängert oder revidiert werden können. Unnötige Kosten sind die Folge.

Digitale Vertragsverwaltung ist die Lösung!

Die Lösung: Verträge werden gescannt, die Originale verbleiben bei der Geschäftsleitung. Verwaltung und Überwachung erfolgen im elektronischen Archiv. Dort lässt sich mit Suchbegriffen, Zugriffsrechten und Funktionen exakt steuern, wer in welcher Abteilung einen Vertrag sehen darf und wann ein Vertrag wem wieder vorgelegt werden muss, sei es zum Prüfen, Verlängern oder Kündigen. Gibt es eine neue Version des Vertrags, wird die alte im Archiv aus dem allgemeinen Zugriff genommen und die neue freigeschaltet.  GL und berechtigte Mitarbeiter sehen alle Versionen.

Der Gewinn an Sicherheit und ersparte Kosten amortisieren die minimalen Kosten für die digitale Vertragsverwaltung im Rahmen der elektronischen Archivierung im Handumdrehen. Sie einzuführen dauert kaum einen extra Tag.