Elektronische Akten

Historischer Begriff – neu gedacht

Als Akten werden Organisationsmittel bezeichnet, mit welchen zusammengehörende Unterlagen geordnet aufbewahrt werden.  Mit den gewohnten Aktenordnern haben sie heute nur noch den Zweck gemein. Typische Beispiel sind

  • Kundenakten
  • Hausverwaltungsakten
  • Projektakten
  • Personalakten
  • Patientenakten

Als gemeinsames Bezugskriterium für die darin aufbewahrten Unterlagen dienen z.B. Kunden-, Patienten-, Mitarbeiter-Name oder -Nummer, Projekt-Bezeichnung oder -Nummer usw. In der analogen Ablage finden sich diese Bezeichnungen gern auf Reitern oder am Ordner-Rücken, weitere Ordnungskriterien innerhalb der Akten.

E-Akten brauchen ebenfalls gemeinsame Nenner. Diese werden den Dokumenten beim (automatischen) Ablegen als Indexwerte (Suchkriterien) mitgegeben, in der Regel fünf bis zehn, z.B. Dokumenten-Art, Absender oder Empfänger, Dokumenten-Datum und/oder -Nummer.  Über jeden einzelnen davon, aber auch über mehrere gleichzeitig  kann gefunden werden. Eine Abfrage nach >Projekt-Nr. + Eingangsrechnungen + Datum (von/bis)< fördert eine sortierbare Liste mit allen Rechnungen zum Projekt aus dem fraglichen Zeitraum auf den Bildschirm. Da in der Liste alle Suchbegriffe zu den einzelnen Rechnungen aufgeführt sind, lässt sich daraus das gesuchte Dokument schnell auffinden und per Mausklick aufrufen. Dokumente lassen sich auch nach eindeutigen Kriterien wie z.B. einer Rechnungsnummer, aufrufen.

Auch die aktenübergreifende Suche ist möglich. Soll z.B.  herausgefunden werden, ob oder was ein bestimmter Lieferant zu anderen Projekten beigetragen hat, wird anstatt des Suchbegriff >Projekt-Nr.< >Lieferanten-Name< eingegeben. Während bei der ersten Suche die Projekt-Nr. in der Ergebnisliste identisch war, kann sie jetzt variieren. Dafür ist Lieferanten-Bezeichnung die selbe.

Wie lange Dokumente bereits in der elektronischen Akte liegen, ist für die Suche unerheblich. Sie werden binnen Sekunden gefunden.

Dieses Prinzip gilt für alle gut strukturierten elektronischen Akten.