Elektronische Akten

Als Akten werden traditionell Organisationsmittel bezeichnet, mit welchen zusammengehörige Unterlagen geordnet aufbewahrt werden.  Mit den gewohnten Aktenordnern aus Pappe haben sie heute nur noch den Zweck gemein. Typische Beispiel sind

  • Kundenakten
  • Projektakten
  • Personalakten
  • Patientenakten

Als gemeinsames Bezugskriterium für die darin aufbewahrten Unterlagen dienen z.B. Kunden-, Patienten-, Mitarbeiter-Name oder -Nummer, Projekt-Bezeichnung oder -Nummer usw. In der analogen Ablage finden sich diese globalen Bezeichnungen gern auf Reitern oder am Ordner-Rücken, weitere Ordnungskriterien innerhalb der Akten.

eAkten brauchen ebenfalls einen gemeinsamen Nenner. Dieser wird den Dokumenten beim Ablegen als Indexwert (Suchkriterium) mitgegeben. Dazu je nach Zweck weitere Suchbegriffe wie z.B. Dokumenten-Art, Absender oder Empfänger, Dokumenten-Datum und/oder -Nummer. In vielen Fällen erfolgt dieses „Verschlagworten“ automatisch, bisweilen teilmanuell mit Hilfe von Auswahlbegriffen. Immer schneller und einfacher als mit Papier.

Durchschnittlich werden Dokumente in eAkten unter fünf bis zehn Suchbegriffen abgelegt. Das hat den Vorteil, dass sich die Suche über jeden einzelnen, aber auch über mehrere Begriffe gleichzeitig  starten lässt. Eine Abfrage nach >Projekt-Nr. + Eingangsrechnungen + Datum (von/bis)< fördert eine Liste auf den Bildschirm mit allen Rechnungen zum Projekt aus dem fraglichen Zeitraum. Da in der Liste alle Suchbegriffe zu den einzelnen Rechnungen aufgeführt sind, lässt sich daraus das gesuchte Dokument schnell auffinden und per Mausklick anzeigen. Falls bekannt, lassen sich Dokumente auch nach einem eindeutigen Kriterium, wie z.B. einer Rechnungsnummer, aufrufen.

Auch die aktenübergreifende Suche ist möglich. Soll z.B.  herausgefunden werden, ob oder was ein bestimmter Lieferant zu anderen Projekten beigetragen hat, wird der Suchbegriff >Projekt-Nr.< durch >Lieferanten-Name< ersetzt. Während bei der ersten Suche die Projekt-Nr. in der Ergebnisliste identisch war, kann sie jetzt variieren. Dafür ist Lieferanten-Bezeichnung die selbe.

Wie lange Dokumente bereits in der elektronischen Akte liegen, ist bei der Suche unerheblich. Sie werden binnen Sekunden gefunden.

Dieses Prinzip gilt für alle gut strukturierten elektronischen Akten.