E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist seit 2002 Pflicht

Seit die Finanzverwaltung im Jahr 2002 die Abgabenordnung (AO) um die Aufbewahrung und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen in Kraft gesetzt hat, ist E-Mail-Archivierung Pflicht. Im BMF-Schreiben zu den GDPdU von 2001 wurde sie erstmals formuliert, in dem vom 14.11.2014 zu den GoBD die Anforderungen erweitert. Manche Unternehmen und Einrichtungen kommen der Pflicht sogar nach.

Die Pflicht zur elektronischen Archivierung bezieht sich auf alle E-Mails, die den Charakter von Belegen oder Handelsbriefen besitzen, also der Anbahnung, Abwicklung oder dem Rückgängigmachen von Geschäften dienen. Im Unternehmens-Umfeld ist dies der überwiegende Teil. Die oft geübte legere Anrede und die lockere Form ändern daran nichts.

Warum werden E-Mails oft anders behandelt als Papier-Dokumente?

Primärer Grund dürfte sein, dass E-Mails in „privaten“ Postfächern von Mitarbeitern eingehen und aus solchen versandt werden. Es wird ihnen eher der Charakter von schriftlichen Telefonaten beigemessen als der von aufbewahrungswürdigen oder -pflichtigen Dokumenten. Mit oft weitreichenden Konsequenzen:

Dienen Mails der Abwicklung von Geschäften, weiß außer den Besitzern der Mails kaum jemand, welche Informationen sich darin verbergen oder kennt den Stand der Dinge. Dass Kollegen auf die Mails anderer zugreifen können, ist eher die Ausnahme. Selbst wenn Unternehmens-Policies  vorgeben, ob, wie und wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen, bleiben viele Mails und damit häufig auch unternehmenskritische Informationen auf der Strecke.

 E-Mails gehören praktisch und von Recht wegen in ein elektronisches Archiv!

Analog zu Papierdokumenten müssen E-Mails nach dem Bearbeiten (elektronisch) archiviert werden. Mail-Server oder -Clients werden dieser Anforderung nur selten gerecht, selbst wenn der äußere Anschein das Gegenteil vermuten lässt.

Im richtig organisierten elektronischen Archiv stehen E-Mails allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – und natürlich der Geschäftsleitung. Unabhängig davon, ob die Besitzer anwesend, krank oder bereits ausgeschieden sind. Im e-Archiv lassen sich E-Mails z.B. Kunden-, Vorgangs- oder Auftragsbezogen ablegen, im Kontext mit den übrigen Unterlagen zum Kunden, Vorgang oder Auftrag und lassen sich beliebig umorganisieren.

Das zentrale, globale Archivieren aller ein- und ausgehenden E-Mails erfüllt die gesetzliche Forderung nur bedingt. Der Anspruch auf jederzeit unverzügliche bildliche oder inhaltliche Wiedergabe ist bei großen Beständen kaum zu erfüllen. Da außerdem der Kontext zu Vorgängen oder Akten fehlt, bringt globale E-Mailarchivierung dem Unternehmen gemessen am Aufwand wenig operativen Nutzen.

Das Thema noch ausführlicher erläutert finden Sie in unserem Aufsatz „E-Mail-Archivierung„.