E-Mail-Archivierung ist seit 2002 Pflicht

Seit der Gestztgeber im Jahr 2001 die Vorschriften zur Aufbewahrung und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen in Kraft gesetzt hat (GDPdU), ist E-Mail-Archivierung Pflicht.

Die Pflicht betrifft auf alle E-Mails, die den Charakter von Belegen oder Handelsbriefen besitzen, also der Anbahnung, Abwicklung oder dem Rückgängigmachen von Geschäften dienen. Im Unternehmens-Umfeld ist dies der überwiegende Teil. Die oft geübte legere Anrede und die lockere Text-Form ändern daran nichts.

Warum werden E-Mails oft anders behandelt als Papier-Dokumente?

Primärer Grund ist, dass E-Mails meist in „privaten“ Postfächern von Mitarbeitern eingehen und aus solchen versandt werden. Es haftet ihnen der Charakter von schriftlichen Telefonaten an. Das viele Mails zu aufbewahrungswürdigen oder -pflichtigen Dokumenten zählen, geht dabei schnell unter. Ein weiterer Nachteil von solchen Postfächern ohne Archivierung:

Außer den Besitzern der Postfächer weiß kaum jemand, welche Informationen sich darin verbergen. Dass Kollegen auf die Mails anderer zugreifen können, ist eher die Ausnahme. Selbst wenn Unternehmens-Policies  vorgeben, ob, wie und wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen, bleiben viele Mails und damit häufig auch unternehmenskritische Informationenim Verborgenen.

E-Mails gehören von Recht wegen in ein E-Archiv, zur praktischen Arbeit auch!

Traditionelle Mail-Server oder -Clients werden den Anforderung an die elektronische Aufbewahrung kaum gerecht, selbst wenn äußerer Anschein oder Werbung das Gegenteil vermuten lassen.

Im richtig organisierten elektronischen Archiv stehen E-Mails allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – und natürlich der Geschäftsleitung. Unabhängig davon, ob die Besitzer anwesend, krank oder bereits ausgeschieden sind. Im E-Archiv lassen sich E-Mails z.B. Kunden-, Vorgangs- oder Auftragsbezogen ablegen, im Kontext mit den übrigen Unterlagen zum Kunden, Vorgang oder Auftrag und lassen sich beliebig verknüpfen.

Zentrales, globales Archivieren aller ein- und ausgehenden E-Mails erfüllt werder die gesetzlichen Forderung noch taugt es zu effizientem Arbeiten. Der Anspruch auf jederzeit unverzügliche bildliche oder inhaltliche Wiedergabe ist bei großen Beständen kaum zu erfüllen. Da außerdem der Kontext zu Vorgängen oder Akten fehlt, bringt globale E-Mailarchivierung eher trügerischen Nutzen.

Das Thema noch ausführlicher erläutert finden Sie in unserem Aufsatz „E-Mail-Archivierung„.