DMS-Anforderungen und Auswahl

Das Ergebnis der Analyse hat Sie vom Nutzen überzeugt. Das zur Umsetzung erforderliche Konzept erarbeiten wir mit Ihnen im nächsten Schritt.

Anforderungen

  • Was muss das künftige System leisten, was soll es zusätzlich können?
  • Welche Abläufe muss es unterstützen
  • welche Funktionen muss es besitzen
  • wie viele Mitarbeiter sollen es (gleichzeitig) nützen
  • in welche anderen Software-Systeme muss es integriert werden
  • Wie soll die Einführung vor sich gehen – Schritt für Schritt oder als Big Bang?  Schritt für Schritt ist meist die bessere Methode.

Bei größeren Lösungen halten wir das Ergebnis in einem Pflichtenheft fest und/oder formulieren es in den Text für eine Ausschreibung. Bei Moderaten Anforderungen erhalten Sie ein detailliertes Protokoll.

Angebotsvergleich und Anbieter-Auswahl

  • Potenzielle Anbieter sind ausgewählt und die Ausschreibungen versandt.
    Trotz exakter Vorgaben werden die Angebote kaum vergleichbar sein. Oft sind sie bewusst vage oder lückenhaft formuliert.  Mit unserem Tool „Angebotsvergleich“ schaffen wir Transparenz und eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Sowohl für die Investition selbst wie für den laufenden Betrieb.
  • Eine Vorauswahl ist getroffen.
    Die verbleibenden Anbieter werden eingeladen, Ihre Systeme anhand von definierten Aufgaben vor einem Kreis aus Entscheidern und künftigen Anwendern zu präsentieren.
  • Die Ergebnisse werden gewichtet, die Fakten zur finalen Entscheidung aufbereitet.