Office 4.0

Office 4.0 – heute möglich, morgen Usus

Office 4.0 bildet die logische Ergänzung zu Industrie 4.0. Hier wie dort sind die DV-Systeme vernetzt, die Daten passieren System-Grenzen ohne anzuhalten, viele Prozesse laufen weitgehend automatisiert ab. Menschen steuern und prüfen, nützen die gewonnene Zeit für produktives Arbeiten. Signifikantes Beispiel: Der elektronische Rechnungsaustausch. Welche Wirkung dieser entfalten kann, finden Sie in unserem aktuellen Whitepaper „Mit ZUGFeRD-Rechnungen ins Office 4.0“ beschrieben.

Auslöser für Office 4.0: Der elektronische Rechnungsaustausch
Der Austausch von Rechnungen per E-Mail und PDF schreitet voran. Triebfedern ist die Kostenersparnis erzielt dadurch, dass elektronische Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können. Beim Austausch auf Basis des ZUGFeRD-Standards sind bilaterale Vereinbarungen über das Austauschverfahren obsolet, die Kosten tendieren gegen null.

Die gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch sind seit langem definiert, die technischen Regeln für ZUGFeRD seit 2014. Inzwischen haben viele Software-Anbieter ZUGFeRD implementiert. Eine Liste der Unterstützer ist auf der Homepage des FeRD zu finden unter dem Link Unterstützerliste.  Das nach unseren Ideen und Vorgaben entwickelte PDF-Cockpit erlaubt es, alle Arten von eingehenden PDF-Rechnungen online zu prüfen und samt Daten zur automatisierten Verarbeitung an jede beliebige Ziel-Software (Archiv, Workflow, ERP, Fibu, eBanking) zu übergeben.

Grundlage für Office 4.0: Elektronische Archivierung und IDM
Vor den elektronischen Rechnungsaustausch hat der Gesetzgeber die elektronische Aufbewahrung gestellt. In den GoBD von 2014 sind die Anforderungen dargelegt. Sie lassen sich praksisnah nur mit elektronischer Archivierung erfüllen. Dieser vermeintliche Nachteil ist von größtem Nutzen. Ein elektronisches Archiv bildet das Fundament für alle digitalen dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen. Das bewährte Prinzip: Erst archivieren, dann digital bearbeiten und – sofort alles wiederfinden. So wünscht sich das auch der Gesetzgeber.

Beispielhafte Abläufe mit ZUGFeRD-Rechnungen:

Nach der visuellen Prüfung am Bildschirm erfolgt Ihre Ablage auf Knopfdruck im elektronischen Archiv samt korrekter Verschlagwortung (Versehen mit Suchbegriffen).

Bei größeren Unternehmen wird das im Archiv liegende Dokument per digitalem Workflow zur Prüfung und Freigabe sowie zur Verarbeitung in den Zielsystemen Fibu, ERP und/oder Zahlprogramm zugeführt. Alle Unterlagen zum Vorgang – einschließlich aller E-Mails liegen ebenfalls Archiv. Die Zielsysteme sind untereinander und mit dem Archiv vernetzt.

Klein- und Kleinstunternehmer leiten die Rechnungen nach dem Archivieren, z.B. in einem preiswerten Web-Archiv, wahlweise direkt weiter an ihre Steuerberater und/oder übernehmen die Daten in ihre Warenwirtschaft, evtl. auch in die eigene Fibu sowie in das Bankprogramm zur Zahlung.

Elektronische Archive sorgen nicht nur für transparente Abläufe und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Sie motivieren die Mitarbeiter und stiften Nutzen. Vor allem sparen sie Zeit. Pro Tag und Mitarbeiter im Büro etwa ein halbe Stunde. Unser Flyer „Archiv-Nutzen“ beschreibt die Hintergründe ausführlich.

Die wichtigsten IDM-Bausteine im Überblick:
  • Elektronische Archivierung
    – für aufbewahrungspflichtige und -würdige Unterlagen

    • E-Mail-Archivierung
      – zur korrekten Aufbewahrung und Prozess-Integration
    • Elektronische Akten
      – für Projekte, Aufträge, Kunden und Personal
    • Vertragsverwaltung
      – sichert Fristen, vermittelt aktuelle Informationen
  • Workflow-Systeme
    – beschleunigen Abläufe, bringen Transparenz, sichern Skonti
  • OCR- und Dokumenten-Analyse Werkzeuge
    – ersparen das manuelle Erfassen – so lange es noch Papier gibt
  • Dokumenten-Verwaltung (DLM)
    – regelt das Erstellen, Bearbeiten, Versionieren und Freigeben von z.B. QM-Dokumenten, Verträgen und Dokumentationen
  • Output Systeme
    – optimieren die Ausgabe großer Dokumenten-Mengen
  • Dokumenten-Scanner
    – ergänzen Multifunktions-Geräte bei schwierigem Beleggut
    und schaffen Sicherheit durch Doppelblatt-Einzugskontrollen
  • Systeme für die Langzeitarchivierung
    – entlasten Server, schaffen Sicherheit, sparen Energie

Aus diesen Komponenten individuell die passenden Lösungen formen zu helfen und mehr Effizienz in die Büroarbeit zu bringen sehen wir als eine unserer vornehmsten Aufgaben.