Workflow – BPM

Arbeitsabläufe nennt man heute Workflows

Ihr Ziel ist das gleiche, nämlich wiederkehrende Aufgaben in Unternehmen und Einrichtungen effizient, das heißt möglichst automatisiert und transparent zu erledigen.

Werden Dokumenten- oder informationsbasierte Abläufe mit Papier organisiert, wandert Blatt für Blatt durch die Büros und wird von Standort zu Standort transportiert. Dokumenten-Verluste zählen zum Alltag, Fristüberschreitungen ebenso. Skonto-Erträge bleiben auf der Strecke. Ganz anders mit elektronischen Workflows.

Workflow-Programme schicken Informationen und Dokumente in digitaler Form durch die Abteilungen. Die Wege werden aufgabenbezogen geplant und konfiguriert. Die zu bearbeitenden Dokumente liegen im elektronischen Archiv gemeinsam mit denen, die zur Bearbeitung benötigt werden. An jeder Station des Workflows lässt sich per Mausklick auf jedes Dokument zugreifen. Alle Bearbeitungsschritte und -Ergebnisse werden protokolliert, die Protokolle den Dokumenten angefügt. Die an den einzelnen Prozess-Schritten zu erledigenden Aufgaben sind erläutert. Auf benötigte Unterlagen aus anderen Programmen wird über Schnittstellen zugegriffen. Am Ende von vielen Workflows steht die automatische Übergabe der aus den Dokumenten extrahierten Daten, ergänzt um die während der Bearbeitung hinzugefügten, in ein Folgesystem wie ERP oder Finanzbuchhaltung.

Workflow-Systeme können (Währungen um-)rechnen, Ergebnisse kontrollieren, Plausibilitäten überwachen, Schritte parallel oder nacheinander erledigen, Zugriffsrechte und -Pflichten prüfen und  jegliche Aktion protokollieren. Alle Arbeits-Schritt lassen sich auch Jahre später noch nachvollziehen – ganz im Sinne der GoBD.

Workflow-Systeme leisten vor allem eines: Sie tragen dazu bei, dass Termine und Fristen eingehalten werden. Prozess-Schritten oder Schritt-Folgen lassen sich Zeitkontingente zuordnen, deren Überschreitung unterschiedliche Maßnahmen auslösen können; von der Erinnerung per E-Mail bis zur Nachricht an die nächste Instanz. Stellvertreter-Regelungen lassen sich manuell oder automatisiert realisieren.

Bevorzugte Einsatzgebiete von Workflow-Systemen sind Post- und Rechnungseingangs-Management, vielfach auch Beschaffungsprozesse und Genehmigungsverfahren z.B. für Urlaub oder Dienstreisen. Im Qualitäts-Management werden sie gerne eingesetzt um viele Mitarbeiter mit neuen Informationen zu versorgen und Rückmeldungen über die Kenntnisnahme zu erhalten und zu überwachen.

Workflow-Lösungen lassen sich für alle Ansprüche finden. Kleine Systeme sind bisweilen Teil von elektronischen Archivlösungen, größere als Zusatzmodule verfügbar oder als eigenständige, aber hoch integrierbare Systeme.