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ZUGFeRD-Rechnungen und die Gesetze

Als würde es sich bei ZUGFeRD um ein exotisches Lebewesen handeln, mit dem umzugehen besonderer Aufmerksamkeit und Regeln bedarf, werden derzeit zahlreiche Abhandlungen in den Markt gedrückt. Bemerkenswert ist, dass die meisten davon aus ein und demselben Haus stammen.

Was ist aus gesetzlicher Sicht so besonders an ZUGFeRD? Im Grunde nichts. ZUGFeRD ist ein technischer Standard für das Erstellen von elektronischen Rechnungen. Er soll es den Empfängern leichter machen, diese zu verarbeiten. Wie heute mit elektronischen Rechnungen zu verfahren ist, regeln AO und UStG, bzw. die dazu publizierten BMF-Schreiben.

Die Regeln umfassen primär das Aufbewahren von elektronischen Rechnungen. Das ist identisch mit dem von allen anderen elektronischen Unterlagen.  Die einzige direkt auf ZUGFeRD gemünzte Aussage in den GoBD ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen im Original-Format aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass auch die eingebetteten XML-Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. Das Umwandeln in ein anderes elektronisches Format, bei dem die XML-Daten verloren gehen würden oder das Aufbewahren lediglich in Papierform ist unzulässig. So weit die Besonderheiten.

Dass ZUGFeRD-Rechnungen elektronisch aufbewahrt, also archiviert werden müssen ist bekannt, seit 2001 die GDPdU veröffentlicht wurden.

Vortrag über e-Rechnung bei IHK Stuttgart

Im Rahmen der von ibi Research organisierten Veranstaltungsreihe zur elektronischen Rechnungsabwicklung hält Walter Steigauf am 16. Juli 2013 einen Vortrag unter dem Titel „e-Rechnung für Anwender“. Gegenstand sind die Entwicklung der elektronischen Rechnung von den Anfängen mit EDI bis zur aktuellen Standardisierung mit ZUGFeRD. Gezeigt wird auch eine grafische Darstellung der Abläufe beim Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen einschließlich der vorgeschriebenen elektronischen Aufbewahrung, sprich: Archivierung.

Details zur Veranstaltung finden Sie unter dem Link Zum Seminar über e-Rechnung in Stuttgart.

ZUGFeRD bekommt Unterstützung

Dem Vernehmen nach hat die SAP ZUGFeRD in erste Verfahren implementiert. Das kann den Standard entscheidend voran bringen. Sobald SAP-Anwender Gefallen an elektronischen Rechnungen finden und bei der Umsetzung auf den Standard setzen, werden deren Kunden und Lieferanten wohl oder übel mitziehen müssen. Und deren Software-Hersteller auch.

ZUGFeRD – Das Handicap ist beseitigt

Seit dem 14. November ist das BMF-Schreiben zu den GoBD, der Ablösung von GoBS und GDPdU, in der Öffentlichkeit.

Neben der Randziffer 125 der GoBD findet sich entgegen der anfänglichen Befürchtung lediglich eine einleuchtende Bestimmung zur Aufbewahrung und Auswertbarkeit von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Standard. In Kürze:

ZUGFeRD-Rechnungen müssen als PDF/A archiviert werden. Das Umwandeln z.B. in TIFF oder JPG ist nicht erlaubt, da sonst der in die PDF eingebettete XML-Datensatz verloren gehen und nicht mehr maschinell auswertbar sein würde.

Die maschinelle Auswertbarkeit umfasst jetzt die „mathematisch-technische Auswertung“ die Volltextsuche und die Betrachtung am Bildschirm.

Für kleinere Anbieter von ERP- oder Fakturaprogrammen wichtig zu wissen: Die Finanzverwaltung stellt keine Anforderung an den Umfang der als XML in die PDF eingebetteten Daten. In den meisten Fällen wird es ausreichen, wenn die nach § 14 UStG geforderten Informationen, evtl. ergänzt um (von der Regel abweichende) Zahlungskonditionen und Bankverbindungen nach ZUGFeRD-Standard in die XML eingebettet werden.