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Nachrichten, Unternehmen

Beratungs-Pauschale DMS-Einführung

An den von Walter Steigauf im Auftrag von ibi-research und verschiedenen IHKs jüngst gehaltenen Vorträgen über e-Rechnungen mit ZUGFeRD, die GoBD und elektronische Archivierung haben mehr als 500 Besucher teilgenommen. Die Botschaft, dass elektronische Archivierung in der Verwaltung erstens enormen Nutzen bringt und zweitens Voraussetzung für den Austausch von elektronischen Rechnungen ist, ist angekommen. Auch die, dass Einführung und Betrieb von e-Archivierung mehr Fragen aufwerfen, als sich im Rahmen von einstündigen Vorträgen erschöpfend beantworten lassen.

Erster Schritt auf dem Weg zur Einführung zur Einführung sollte sein, den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen und den möglichen Nutzen zu ermitteln. Eine Aufgabe, die mit externer, fachkundiger Unterstützung gelöst werden sollte. Diese Unterstützung bieten wir den Seminar-Teilnehmern in Form einer Beratungs-Pauschale an.

Die Beratungs-Pauschale für DMS-Einführung
zum Preis von € 1.800,- + MWSt umfasst:

  • ca. eintägiges Analyse-Gespräch mit Verantwortlichen und Mitarbeitern vor Ort
  • Analysebericht mit Vorschlägen über Möglichkeiten bzw. Nutzen des Einsatzes von DMS
  • An- und Abreise-Zeiten sowie -Kosten

Notwendige Übernachtungskosten gehen extra. Sie sind dann gut angelegt, wenn die Fahrzeit zum Einsatzort zu viel Zeit für die Analyse beanspruchen würde. Dies hängt individuell vom Umfang der Aufgabe, bzw. der Unternehmens-Größe ab sowie von der räumlichen Entfernung.

Größeren Unternehmen, bei denen die Analyse mehr Zeit beansprucht und/oder deren Wünsche weiter bis zum Erstellen einer detaillierten Anforderungs-Analyse samt Pflichtenheft und Ausschreibung reichen, unterbreiten wir gern ein individuelles Angebot, evtl. auch als Folge-Schritt nach der Erst-Analyse.

Bitte fragen Sie uns! Benützen Sie dazu gleich das Kontaktformular.

 

ZUGFeRD

ZUGFeRD-Rechnungen und die Gesetze

Als würde es sich bei ZUGFeRD um ein exotisches Lebewesen handeln, mit dem umzugehen besonderer Aufmerksamkeit und Regeln bedarf, werden derzeit zahlreiche Abhandlungen in den Markt gedrückt. Bemerkenswert ist, dass die meisten davon aus ein und demselben Haus stammen.

Was ist aus gesetzlicher Sicht so besonders an ZUGFeRD? Im Grunde nichts. ZUGFeRD ist ein technischer Standard für das Erstellen von elektronischen Rechnungen. Er soll es den Empfängern leichter machen, diese zu verarbeiten. Wie heute mit elektronischen Rechnungen zu verfahren ist, regeln AO und UStG, bzw. die dazu publizierten BMF-Schreiben.

Die Regeln umfassen primär das Aufbewahren von elektronischen Rechnungen. Das ist identisch mit dem von allen anderen elektronischen Unterlagen.  Die einzige direkt auf ZUGFeRD gemünzte Aussage in den GoBD ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen im Original-Format aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass auch die eingebetteten XML-Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. Das Umwandeln in ein anderes elektronisches Format, bei dem die XML-Daten verloren gehen würden oder das Aufbewahren lediglich in Papierform ist unzulässig. So weit die Besonderheiten.

Dass ZUGFeRD-Rechnungen elektronisch aufbewahrt, also archiviert werden müssen ist bekannt, seit 2001 die GDPdU veröffentlicht wurden.

DMS-IDM, Unternehmen

Walter Steigauf referiert über GoBD, ZUGFeRD und e-Archivierung

Im Rahmen einer von der ibi-Research GmbH als „eBusiness-Lotsen“ organisierten Roadshow zur elektronischen Rechnung durch vor allem süd- und ostdeutsche Städte wird Walter Steigauf abwechselnd über die GoBD, den neuen ZUGFeRD-Standard und über elektronische Archivierung referieren. Die drei Themen stehen bei UnITeK seit Anbeginn im Fokus der Beratungstätigkeit.

Die ibi-Research GmbH ist an der Universität Regensburg angesiedelt.  Sie dient bei allen Themen rund um eBusiness als Schnittstelle zwischen der Uni und der regionalen Wirtschaft. Die Roadshow zur elektronischen Rechnung wurde vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) beauftragt. Sie findet in Kooperation mit regionalen IHKs statt, die Vorträge in deren Räumen. Mehr Informationen über die Veranstaltungsreihe finden auf der Homepage von ibi-research.

Compliance

Sechs Monate GoBD

Am Vatertag 2015 werden die GoBD ein halbes Jahr alt. Was ist seither geschehen?

In Anwenderkreisen scheint man die GoBD gelassen aufzunehmen. Schließlich existiert eine Aussage des BMF,  dass die GoBD keine Verschärfung gegenüber den GoBS und den GDPdU enthalten würden.

Bei genauerem Hinsehen lässt sich aber feststellen, dass die Vorschriften in einigen Bereichen erweitert wurden. Die Forderung, neben strukturierten Daten auch Texte in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren ist zwar nicht neu, sie wurde aber jetzt präzisiert und explizit auf Excel-Tabellen ausgedehnt. Für letztere findet sich in den „Ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung“ eine Beschreibung, in welcher Struktur die Tabellen erwünscht werden. Die Wünsche sind nachvollziehbar, werden aber mit der Praxis kollidieren. Will man die Wünsche tatsächlich erfüllen, stellt sich die Frage nach der Verhältnismäßigkeit.

An Literatur zu den GoBD mangelt es nicht mehr. Ein Werk bringt es auf gut gemeinte 145 Seiten (gegenüber 37 +2 der GoBD). Kein Wunder, dass die Wiederholungen darin noch üppiger ausfallen als im Original.

Unternehmen

ZUGFeRD und GoBD im Fokus

Den Kunden umfassend Auskunft geben zu können über die gesetzlichen Regeln rund um DMS/ECM zählt zu unseren Aufgaben. Die Regeln richtig zu interpretieren und zu helfen, sie pragmatisch in die Praxis umzusetzen ist unser Anspruch. Diesem gerecht zu werden bleibt unser Ansporn.

Der elektronische Rechnungs-Austausch nach dem ZUGFeRD-Standard rückt immer stärker in den Fokus der Unternehmen. Dessen Nutzen spricht für sich.  Mit dem vor der amtlichen Veröffentlichung stehenden BMF-Schreiben zu den GoBD, (Ersatz für GoBS und GDPdU) gibt es jetzt auch klare Regeln dafür. Beide Themen liegen uns am Herzen.

Mit unserem Konzept für Standard eBilling haben wir 2009 bereits die Blaupause für ZUGFeRD geschaffen. Dieses unterscheidet sich nur in Details von Standard eBilling. Prinzip, Nutzen und Hintergrund sind uns deswegen vertraut.

Mit den formalen Regeln rund um das Archivieren von Dokumenten und Daten beschäftigen wir uns seit über 20 Jahren. Unser Statement zu den GDPdU aus dem Jahr 2002 verliert erst jetzt mit der Veröffentlichung der GoBD formal seine Gültigkeit. Einen fundierten Kommentar zu den GoBD stellen wir in Kürze in die Rubrik „Wissen/IDM-Recht – Compliance“ ein.

Für Ihre Fragen rund um diese beiden Themen sind wir bestens gerüstet.

Compliance

Die GoBD sind veröffentlicht

Seit dem 14. November sind die neuen GoBD publiziert. Das BMF-Schreiben, dessen ausgeschriebene Bezeichnung schier unaussprechlich ist,  löst die GoBS von 1995 und die GDPdU aus dem Jahr 2001 ab und soll die Regeln an das digitale Zeitalter anpassen. Bezeichnenderweise verweist es im Schluss-Satz auf ein BMF-Schreiben von 1984, den sogenannten Mikrofilm-Erlass.

Das Dokument ist 38 Seiten lang.  Es enthält relativ wenig Neues. Die aus den GoBS bekannten Regeln wurden durch diverse Zitate von alten BFH-Urteilen und aus Bundes-Steuerblättern aufgebläht. Permanente Vor-, Rück- und externe Verweise machen die Lektüre anstrengend. Ohne parallel offenes Google-Fenster bleiben viele Passagen ohne Aussage.

Bemerkenswert ist die stärkere Gewichtung der Verfahrens-Dokumentation. Sie zieht sich wie ein roter Faden durch den Text. Das in den GoBS noch wichtige „Interne Kontroll-System“ IKS tritt dagegen in den Hintergrund.

Die Regeln zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen sind weitgehend gleich geblieben. Sie werden jetzt teils breiter ausformuliert.  Neu ist, dass nunmehr auch elektronische Dokumente einschließlich gescannter explizit in die Auswertbarkeit aufgenommen wurden. Diese wurde um die Begriffe „Volltextsuche“ und „Lesbarkeit am Bildschirm“ erweitert.

Unter der Rubrik „Auswertbarkeit“ finden sich hinter der Randziffer 125 eine Passage zur elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Standard, bzw. zu deren Aufbewahrung und Auswertbarkeit.

Die im BMF-Schreiben vom 2.7.2012 geforderte bildliche Lesbarkeit von elektronischen Dokumenten findet sich in den GoBD nirgends. Der Konflikt mit den Steuerprüfern scheint programmiert.

Ob die GoBD bei den Steuerpflichtigen mehr Aufmerksamkeit finden werden als bisher die GoBS darf bezweifelt werden.

ZUGFeRD

ZUGFeRD – Das Handicap ist beseitigt

Seit dem 14. November ist das BMF-Schreiben zu den GoBD, der Ablösung von GoBS und GDPdU, in der Öffentlichkeit.

Neben der Randziffer 125 der GoBD findet sich entgegen der anfänglichen Befürchtung lediglich eine einleuchtende Bestimmung zur Aufbewahrung und Auswertbarkeit von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Standard. In Kürze:

ZUGFeRD-Rechnungen müssen als PDF/A archiviert werden. Das Umwandeln z.B. in TIFF oder JPG ist nicht erlaubt, da sonst der in die PDF eingebettete XML-Datensatz verloren gehen und nicht mehr maschinell auswertbar sein würde.

Die maschinelle Auswertbarkeit umfasst jetzt die „mathematisch-technische Auswertung“ die Volltextsuche und die Betrachtung am Bildschirm.

Für kleinere Anbieter von ERP- oder Fakturaprogrammen wichtig zu wissen: Die Finanzverwaltung stellt keine Anforderung an den Umfang der als XML in die PDF eingebetteten Daten. In den meisten Fällen wird es ausreichen, wenn die nach § 14 UStG geforderten Informationen, evtl. ergänzt um (von der Regel abweichende) Zahlungskonditionen und Bankverbindungen nach ZUGFeRD-Standard in die XML eingebettet werden.

Compliance

GoBD kommen vermutlich im Herbst

13.8.2014 – GoBS- und GDPdU-Nachfolger befindet sich in der Aufbereitungsphase

Es hat nun doch länger gedauert. Die Verbände haben sich viel Arbeit gemacht. Heraus kommt – dem Vernehmen nach – nichts. Zumindest nichts, was den enormen Aufwand rechtfertigen könnte. Während die GoBS für Unternehmen eine Reihe praktischer Hinweise enthielten präsentieren sich die GoBD als ein Sammelsurium von Gesetzes-Gemeinplätzen und Verweisen auf zum Teil uralte BGH-Urteile. Die GoBS wurden von den Steuerzahlern vielfach ignoriert. Bei den GoBD lohnt sich vermutlich nicht einmal das.