Digitales Rechnungseingangs-Management

Neben der Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler Form und elektronischen Akten setzen Unternehmen und Einrichtungen zusehends auf das komplett digitale Rechnungseingangs-Management. Im Vor-ZUGFeRD-Zeitalter und auch während dessen bedeutet das:

  • Papierrechnungen werden gescannt, die Scan-Ergebnisse erst der OCR-Erkennung, dann der Daten-Analyse und schließlich der formalen Prüfung (§ 14 USTG) unterzogen
  • Elektronische Rechnungen (PDF, aber nicht ZUGFeRD) werden der Analyse digital zugeführt
  • Die nach der Analyse akzeptierten Rechnungen werden samt den Daten aus dem Analyseergebnis
    • im elektronischen Archiv abgelegt
    • in einen – einfachen bis komplexen – Prüfungs-Workflow überführt
    • Schritt für Schritt geprüft, bearbeitet und freigegeben
  • Vorher archivierte Lieferscheine, Bestelldokumente oder Korrespondenzen werden, wo benötigt, zur Einsichtnahme am Bildschirm bereitgestellt (aus dem Archiv aufgerufen)
  • Abfragen nach Informationen in Drittsystemen werden auf Knopfdruck getätigt
  • Alle Bearbeitungsvermerke werden in Protokollen erfasst und an die jeweiligen Rechnungen elektronisch angeheftet
  • Die während der Bearbeitung im Workflow-System gewonnenen und erarbeiteten Daten werden gesammelt und an das oder die Zielsystem(e) (Fibu, ERP, Warenwirtschaft) übergeben
  • Rückmeldungen aus der Buchhaltung, z.B. über erfolgten OP-Ausgleich, leitet der Workflow an das Archiv weiter. Dort werden sie bei den Rechnungen vermerkt, evtl. in Form von virtuellen Stempeln.

Ein wichtiger Aspekt dieses Verfahrens ist, dass die Rechnungen zeitnah nach dem Scannen im elektronischen Archiv landen und somit vor Verlust und Verfälschung sicher sind. Die gesamte Bearbeitung erfolgt ausschließlich anhand des einen, im Archiv liegenden Exemplars. So fordert es die AO, dezidiert ausgedrückt in den neuen GoBD.

Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Standard entfallen OCR-Erkennung und Daten-Analyse. Die Rechnungen werden im PDF-Cockpit aufbereitet, die Daten für die Archivierung und für die weiteren Workflow-Schritte zur Verfügung gestellt.