Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung ist die Mutter der digitalen Bürosysteme

Sie stiftet enormen Nutzen. Wie hoch der ausfallen kann und wie schnell sich die Anschaffung amortisiert, finden Sie in unserem Flyer über  den Archiv-Nutzen ausführlich beschrieben.

So beruhigend es sein kann, etwas schwarz auf weiß zu Hause zu wissen – im Büro ist Papier eine Effizienz-Bremse. Nur selten wird es tatsächlich gebraucht.

Papier dient traditionell als Träger von Informationen. Um aus Informationen Wissen schöpfen zu können, muss man aber wissen, dass man sie besitzt und wo man sie findet. Mit Papier ist das oft schwierig. Elektronische Archivierung ist die digitale Alternative. Damit schöpfen Sie jederzeit Wissen aus Ihren Informationen.

Manche Dokumente sollten oder müssen in Papierform aufbewahrt werden. Verträge und Urkunden zum Beispiel. Elektronische Archivierung bietet auch dafür die Lösung. Nach dem Scannen und Ablegen im elektronischen Archiv werden solche Originale im Tresor weggeschlossen. Auf die jeweils aktuelle Version im Archiv besitzen alle berechtigten Personen Zugriff, sie können ohne Zeitverluste agieren und reagieren.

Rechnungen, Belege und andere (kaufmännische) Dokumente wie Bestellungen, Bestätigungen und dergleichen  dürfen von Rechts wegen (§ 147 AO) durch digitale Abbilder ersetzt werden. Im elektronischen Archiv sind sie mit den übrigen digitalen Unterlagen (z.B. E-Mails) im Dokumenten-Pool verknüpft.

Für elektronische Archivierung sprechen viele Gründe:

  • mit elektronischer Archivierung gelingt es selbst Ordnungs-Muffeln Dokumente zeitnah so abzulegen, dass sie nicht nur sie selbst wiederfinden, sondern auch Kollegen und Mitarbeiter
  • ein großer Teil der Dokumente lässt sich automatisch ablegen und damit automatisch richtig. Manuelle Ablage wird immer mehr zur Ausnahme
  • aus dem Suchen von Dokumenten wird schnelles Finden
  • Vorgänge werden transparent
  • die Büroarbeit wird insgesamt effizienter
  • die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben

Die Stärke von Systemen zur elektronischen Archivierung beruht darauf, dass sich selbst größte Dokumen­ten-Mengen schnell ablegen, übersichtlich verwalten und großen Benutzerkreisen – entsprechend ihrer Rechte – zugänglich machen lassen. Das Finden von Unterlagen ist unabhängig davon, wie lange sie schon im Archiv liegen. Ob einen Tag oder 10 Jahre – es dauert Sekunden.

Verantwortliche überlegen nicht mehr, ob sie elektronische Archivierung einführen, sondern wann, in welchem Bereich zuerst und mit welcher Aufgabenstellung. So wie PCs die Schreibmaschinen ersetzt haben, ersetzt elektronische Archivierung die Aktenordner.

Elektronische Archivierung bedeutet wenig Papier und viel Effizienz!