Office 4.0

Office 4.0 – heute möglich, morgen Usus

Office 4.0 bildet die logische Ergänzung zu Industrie 4.0. Hier wie dort sind die DV-Systeme vernetzt, die Daten passieren System-Grenzen, Prozesse laufen weitgehend automatisiert ab. Menschen steuern und prüfen, nützen die gewonnene Zeit für produktives Arbeiten. Signifikantes Beispiel: Der elektronische Rechnungsaustausch. Welche Wirkung dieser entfalten kann, finden Sie in unserem aktuellen Whitepaper „Mit ZUGFeRD-Rechnungen ins Office 4.0“ beschrieben.

Auslöser für Office 4.0: Der elektronische Rechnungsaustausch
Der Austausch von Rechnungen per E-Mail und PDF wird zum Usus. Eine der Triebfedern ist die Kostenersparnis erzielt dadurch, dass elektronische Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können. Beim Austausch auf Basis des ZUGFeRD-Standards sind bilaterale Vereinbarungen über das Austauschverfahren obsolet, die Kosten tendieren gegen null.

Die gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch sind seit langem definiert, die technischen Regeln für ZUGFeRD seit 2014. Die Version 2.0 des Standards ist mittlerweile freigegeben. Viele Software-Anbieter haben ZUGFeRD bereits implementiert. Eine Liste der Unterstützer ist auf der Homepage des FeRD zu finden unter dem Link Unterstützerliste. 

Grundlage für Office 4.0: Elektronische Archivierung und digitales Informations- und Dokumenten-Management (IDM)
Vor den elektronischen Rechnungsaustausch hat der Gesetzgeber die elektronische Aufbewahrung gestellt. In den GoBD von 2014 sind die Anforderungen im Detail beschrieben. Diese lassen sich praksisnah nur mit elektronischer Archivierung im Sinne von professionellen Lösungen erfüllen. Dieses vermeintliche Handicap bringt enormen Nutzen. Elektronische Archive stellen sie die Grundlage dar für IDM und für alle digitalen dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen. Das bewährte Prinzip dahinter: Erst archivieren, dann digital bearbeiten und – immer sofort alles wiederfinden. So brauchen es die Unternehmen und wünscht sich das der Gesetzgeber.

Elektronische Archive sorgen nicht nur für transparente Abläufe und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Sie motivieren die Mitarbeiter und stiften Nutzen. Vor allem sparen sie Zeit. Pro Tag und Mitarbeiter im Büro etwa ein halbe Stunde. Unser Flyer „Archiv-Nutzen“ beschreibt die Hintergründe ausführlich.

Die wichtigsten IDM-Bausteine im Überblick:
  • Elektronische Archivierung
    – für aufbewahrungspflichtige und -würdige Unterlagen

    • E-Mail-Archivierung
      – zur korrekten Aufbewahrung und Prozess-Integration
    • Elektronische Akten
      – für Projekte, Aufträge, Kunden und Personal
    • Vertragsverwaltung
      – sichert Fristen, vermittelt aktuelle Informationen
  • Workflow-Systeme
    – beschleunigen Abläufe, bringen Transparenz, sichern Skonti
  • OCR- und Dokumenten-Analyse Werkzeuge
    – ersparen das manuelle Erfassen – so lange es noch Papier gibt
  • Dokumenten-Verwaltung (DLM)
    – regelt das Erstellen, Bearbeiten, Versionieren und Freigeben von z.B. QM-Dokumenten, Verträgen und Dokumentationen
  • Output Systeme
    – optimieren die Ausgabe großer Dokumenten-Mengen
  • Dokumenten-Scanner
    – ergänzen Multifunktions-Geräte bei schwierigem Beleggut
    und schaffen Sicherheit durch Doppelblatt-Einzugskontrollen
  • Systeme für die Langzeitarchivierung
    – entlasten Server, schaffen Sicherheit, sparen Energie