Verfahrensdokumentation nach Vorlage?

Vorlagen für Verfahrensdokumentationen existieren diverse auf dem Markt. Sie alle suggerieren, dass sich mit ihrer Hilfe die Aufgabe des Dokumentierens quasi von selbst erledigen würde. Ein Irrtum. Die Vorlagen zeigen zwar meistens auf, was alles zu dokumentieren sei und bieten auch gute Anleitungen zum Wie. Sie leiden aber unter dem großen Handicap, dass sie, mangels Kenntnissen des Einzelfalls, Versionen für alle denkbaren Handlungswege für ein und dieselbe Tätigkeit, z.B. das Scannen von Dokumenten, anbieten müssen. Der Aufwand, herauszufinden, welche Passagen aus der Vorlage das eigene Handeln zumindest annähernd treffend beschreiben, kann ähnlich hoch sein wie der, den eigenen Weg (kritisch) zu analysieren und kurz und präzise und zu beschreiben.

Eine der jüngst erstandenen Muster-Dokumentationen stammt vom Collega e.V. einer Gruppierung von Steuerberatern. Sie finden sie unter dem Link https://www.collega.de/news-collega-gobd-verfahrensdokumentation. Von Steuerberater-Verbänden wurde für ihre Mitglieder ebenfalls eine Musterdokumentation erarbeitet. Die aktuelle Version davon finden Sie unter dem Link „musterverfahrensdokumentation-ersetzendes-scannen_2018„. Eine inzwischen etwas ältere Version bietet der vom BMWI geförderte AWV e.V. an, die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. in Eschborn bei Frankfurt. Das Dokument können Sie hier einsehen: AWV-Musterdoku_2018.