DMS-Recht – Compliance

Elektronische Archivierung ist rechtens!

Von den DMS-Komponenten wird die elektronische Archivierung vom Gesetzgeber mit der größten Aufmerksamkeit bedacht. Im Fokus steht die korrekte Aufbewahrung von Unterlagen aus kaufmännischer und steuerlicher Sicht sowie unter dem Aspekt des Datenschutzes. Die steuerlichen Aspekte sind mit den unternehmerischen in vielen Punkten deckungsgleich.

Die Finanzverwaltung schreibt Unternehmen und Einrichtungen vor, dass, wie lange und in welcher Form sie steuerrelevante Unterlagen aufzubewahren haben. Die Grundregeln sind in den Paragrafen 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) definiert. Im Umsatzsteuergesetz (UStG) finden sich zusätzliche. Ergänzend publiziert das Finanzministerium ihre Sicht, also die der Steuerprüfer, in Form von BMF-Schreiben. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 14.11.2014) sind die aktuelle Version davon. Eine wichtige Aussage ist seit 1995 unverändert:

Das Aufbewahren von (steuerrelevanten) Unterlagen in ausschließlich digitaler Form ist – bis auf wenige Ausnahmen – zulässig!

Die daran geknüpften Auflagen lassen sich mit soliden elektronischen Archiven einhalten. Zum Einhalten der Regeln zu motivieren ist eines unserer Anliegen bei Analyse und Beratung.

Falls Sie sich ein Bild von den GoBD machen wollen, ohne den schwer zu lesenden Originaltext mit 37 Seiten zu lesen, finden Sie hier eine Zusammenfassung. Wir nennen sie GoBD für Anwender. Da wir immer darauf angesprochen werden, haben wir eine Abhandlung über das Digitalisieren von Papier-Dokumenten verfasst. Es nennt sich Scannen ins Office 4.0. Sie finden es unter dem grünen Link.

In datenschutzrechtlicher Hinsicht erfordern insbesondere elektronische Personal- und Patientenakten besondere Sorgfalt. Angefangen beim Scannen von (besonderen) personenbezogenen Daten über Zugangs- und Zugriffsrechte bis hin zur zulässigen Aufbewahrungsdauer gilt es viele Regeln zu beachten. Die neue DS-GVO ist eine reiche Quelle für Wissen, Frust und Verwirrung.