Verfahrens-Dokumentationen

Anleitungen für Anwender und Chefs

Fehlende Verfahrens-Dokumentationen sind für Steuerprüfer ein gefundenes Fressen, wenn sie auf Ungereimtheiten stoßen. Anlass dazu gibt es aber gottseidank selten. Für Unternehmen viel teurer ist es, wenn Mitarbeiter IT-Anwendungen fehlerhaft bedienen oder mangels Anleitung deren Möglichkeiten nur unzureichend ausschöpfen.

Unvollständige oder unverständliche Anwender-Handbücher sind eine der häufigsten Ursachen, warum EDV-Programme im Schrank „installiert“, also nicht benützt werden, die Hotlines überlastet sind oder Anwender die Programme nur zu Bruchteilen nutzen.

Aussagekräftige Handlungsanweisungen als Teil von Verfahrens-Dokumentationen sichern sowohl die Qualität der Prozesse wie deren Nachvollziehbarkeit. Beim Scannen und Archivieren von Dokumenten mit personenbezogenen Daten sind sie auch formal unverzichtbar. Dies gilt besonders für die neuen, noch ungewohnten IDM-Lösungen, genauso aber auch für alle übrigen IT-Anwendungen.

Lesen muss sein wie Fernsehen im Kopf!

Nach dieser Maxime formulieren wir Texte für Menschen. Vom Standpunkt von Laien aus. Wir beschreiben Funktionen und Abläufe so, dass Nutzer oder Anwender sie verstehen, dass sie danach handeln können und dass auch unbeteiligte Dritte in der Lage sind, sie nachzuvollziehen und zu akzeptieren.