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ZUGFeRD soll auch in Frankreich ziehen

Die „Deutsch-Französische Digitalkonferenz“ am 13. Dezember in Berlin stand unter dem Motto

„Gemeinsam die digitale Transformation unserer Wirtschaft beschleunigen“

Einer der Punkte auf der Agenda hatte den elektronischen Rechnungsaustausch zum Gegenstand. In der am Ende verabschiedeten Erklärung findet sich folgende Passage:

“ Im Rahmen ihrer bereits bestehenden gemeinsamen Bemühungen zur Entwicklung der elektronischen Rechnungslegung bündeln Deutschland und Frankreich nun ihre Anstrengungen zur Entwicklung einer technischen Norm, die auf dem europäischen Format beruht und insbesondere den Bedürfnissen von KMU Rechnung trägt. Die neue Norm, die beim letzten gemeinsamen Workshop beider Foren, der im November 2016 stattfand, den Namen „Factur-X“ erhielt, beruht auf dem deutschen Format „ZUGFeRD“ sowie den französischen Arbeiten zu hybriden Rechnungen. Durch sie werden alle Unternehmen und die öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen entgegennehmen können, wodurch die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt, Zahlungen beschleunigt und die wirtschaftliche und finanzielle Lage von Unternehmen verbessert wird.“

Unter diesem Link finden Sie den kompletten Text der Erklärung.

Unterstützung für ZUGFeRD?

Das Bundeskabinett hat am 17. Juli 2016 beschlossen, dass private Unternehmen künftig auch elektronische Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung stellen dürfen. Es soll die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen umgesetzt werden. Sogar auf ZUGFeRD soll dabei (unter Vorbehalt) verwiesen werden. „In einer noch auszugestaltenden Rechtsverordnung“ soll auch auf das ZUGFeRD-Datenformat Bezug genommen werden. „Das gilt nur, soweit die Konformität mit der europäischen Norm sichergestellt ist.“ (Auszüge aus der Homepage des FeRD).

Nichts gegen Europa und die EU. Wo aber bleiben aber die über 2 Mio Klein- und Kleinstunternehmer samt ihren Steuerberatern in Deutschland, die vom Rechnungsaustausch mit ZUGFeRG täglich profitieren könnten? Das können sie natürlich längst. Nur – wer sagt es ihnen und den Herstellern der Software-Programme, mit denen sie ihre Warenwirtschaft abwickeln und Rechnungen schreiben? Dr. Haug vom BMWi freut sich jedes Mal wenn sich neue Unterstützer des Formats auf der Homepage des FeRD eintragen. Über 250 Adressen (Stand Dezember 2016) sind es schon. Vom Who is Who der Software-Branche sind aber allenfalls Spurenelemente darin zu finden.

ZUGFeRD fehlt die Unterstützung

Sowohl von Seiten des BMWi wie von den Hauptakteuren beim FeRD. Ein Symptom dafür ist die Agenda der 3. ZUGFeRD-Konferenz im September in Berlin. Sie trägt den Interessen von Konzernen Rechnung und denen der Verwaltung. Lediglich eine „Paneldiskussion: FeRD, Wirtschaft, Verwaltung, Anwender: „eRechnung in der Praxis“ Redner und Vertreter des Gastgebers BMWi“ erweckt den Anschein, dass auch andere Anwender mit ZUGFeRD gemeint sein können.

Es wiederholt sich, was u.a. den ersten Anlauf zur Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustauschs im Jahr 2009 hat scheitern lassen. Vor lauter Schielen auf Europa bleibt die Sorge um den Nutzen für Deutschlands Mittelstand auf der Strecke.

Unser über das BMWi vorgetragene Vorschlag, vor dem Konferenz-Plenum das für den Mittelstand konzipierte PDF-Cockpit präsentieren zu dürfen, war den Organisatoren weder eine Zu- noch eine Absage wert.

Ungeachtet dessen: Förderung für den ZUGFeRD-Standard sieht anders aus.

 

Mikrofilmerlass von 1984 weiter gültig

Das BMF hat jüngst seinen Bestand an Erlassen und BMF-Schreiben gesichtet und ausgemistet.  Das Ergebnis findet in zwei Listen Niederschlag: Eine Positiv-Liste mit allen Dokumenten, die nach wie vor anzuwenden sind und eine (kurze) Negativ-Liste.

In letzterer finden sich treue Wegbegleiter unserer Branche wie die GoBS von 1995 und die GDPdU von 2001 samt ihren späteren Ergänzungen. Nicht aus der Welt zu kriegen sind dagegen die Mikrofilm-Grundsätze, der sogenannte Mikrofilmerlass, veröffentlicht mit BMF-Schreiben vom 1.2.1984. Kein Wunder, wird doch in den GoBD von 2014 noch ausdrücklich darauf verwiesen.

Das Schreiben samt Erläuterung durch die AWV bezieht sich ausdrücklich auf das Verfahren, Schriftstücke mittels Verfilmung auf Mikrofilm zu bannen und aufzubewahren, nicht auf „Computer Output on Microfilm“, das COM-Verfahren. Gegenüber der aktuellen Technik fallen die Passagen über das korrekte Verfilmen auf. Letztlich sind sie deckungsgleich an die Anforderungen beim Scannen. Die Aufbewahrung ist ähnlich geregelt, für die Wiedergabe bleibt mehr Zeit. Doch wem nützt das heute noch?

Falls Sie das über 32 Jahre alte Schreiben lesen wollen, aber auf der Homepage des BMF nicht finden – hier ist der Mikrofilmerlass.

Vorsteuer-Abzug mit PF-Adresse in Gefahr

BFH untersagt Vorsteuer-Abzug aus Rechnungen, auf denen der Lieferant nur eine Postfach-Adresse angegeben hat. Das Finanzgericht Köln entscheidet gegensächlich.

In § 14, Abs. 4 Nr. 1 UStG ist gefordert, dass Rechnungen die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers ausweisen müssen. Diese Pflicht sieht der BFH jetzt zumindest dann verletzt, wenn der Leistende unter der angegebenen Postfach-Adresse selbst nicht wirtschaftlich tätig ist. Im zugrunde liegenden Fall sitzt dort ein Buchhaltungsbüro. Der BFH räumt allerdings ein, dass die Finanzverwaltung im Bezug auf die Anschrift des Leistungsempfängers bis dato auch Rechnungen mit einer Postfach-Adresse zum Vorsteuerabzug akzeptiert. Die Rechtfertigung dafür hat sich diese im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) selbst formuliert. Dort steht im Abschnitt 14.5, Abs. 2:

„Nach § 14, Abs. 4, Nr. 1, Satz 1 sind in der Rechnung der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers jeweils vollständig anzugeben. Dabei ist es nach § 31, Abs. 2 UStDV ausreichend, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden.“

Das Finanzgericht Köln hat sich bei seinem Urteil vom 28. April 2015 offenbar an diese Regeln gehalten, Revision beim BFH aber zugelassen. Die Entwicklung bleibt interessant.

Empfehlung für Rechnungs-Empfänger: Akzeptieren Sie Rechnungen nur, wenn die Adress-Angabe des Leistenden dessen eindeutige Lokalisierung ermöglicht.

 

Hohes Interesse am PDF-Cockpit

Vor und während des 2. ZUGFeRD-Forums in Berlin stieß das Konzept von UnITeK, eingehende ZUGFeRD-Rechnungen mit Hilfe eines Tools wie des PDF-Cockpits aufzubereiten, zu prüfen und weiterzuleiten, auf breite Zustimmung. Dies vor allem deswegen, weil es die Anbieter von ERP-Systemen oder Warenwirtschafts-Programmen davon entbindet, eigene Schnittstellen für den Import der ZUGFeRD-Daten zu entwickeln. Der Akzeptanz von ZUGFeRD-Rechnungen auf Empfängerseite wird dies Auftrieb verleihen.

Das PDF-Cockpit für ZUGFeRD-PDF und andere wird im November 2015 verfügbar sein. Unter dem grünen Link finden Sie eine PDF mit ausführlicher Beschreibung, auf www.pdf-cockpit.de künftig weitere Informationen.

sm-ws-Seminare zu eRechnung, eArchivierung und GoBD in München

Gemeinsam mit Stefan Müller, einem leitenden Mitarbeiter aus der Finanzverwaltung, bietet UnITeK Seminare über den elektronischen Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD, die GoBD und elektronische Archivierung/DMS an. Zielgruppe der Seminare sind Entscheider und Verantwortliche aus der Wirtschaft, aus dem dritten Sektor sowie Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Die Seminare – Markenzeichen „sm|ws Seminare“ – können von Verbänden, Unternehmen oder Kanzleien für deren Mitglieder, Kunden, Mandanten gebucht und im eigenen Namen ausgerichtet werden.  Inhaltlich zeichnen sie sich durch Fachkompetenz, Aktualität und Praxisnähe aus. Sie dauern wahlweise ca. 4 Stunden oder einen ganzen Tag.

Elektronische Rechnung und Archivierung in Magdeburg

Im Rahmen einer Kunden-Veranstaltung von Spandau IT wird Walter Steigauf am 2. Oktober 2015 in Magdeburg Vorträge über Bedeutung und Auswirkung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit ZUGFeRD und der elektronischen Archivierung auf die künftige Büro-Arbeit halten. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC referiert ergänzend über den gesetzlichen Rahmen, in dem sich diese Anwendungen bewegen.

Schwerpunkt der Veranstaltung ist es aufzugeigen, dass der elektronische Rechnungsaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard binnen Kurzem Standard in der Wirtschaft sein wird und die damit einhergehende Pflicht zum elektronischen Archivieren völlig neue Aspekte für die digitalisierte Büroarbeit eröffnet. Stichwort: Office 4.0.

Vorträge von Walter Steigauf wurden gut benotet

Wie an fast allen Orten, an denen Walter Steigauf im Rahmen der von ibi-research mit verschiedenen IHKs organisierten Roadshow über eRechnungen mit ZUGFeRD, die GoBD oder über elektronische Archivierung referierte, war das Interesse am 25. August in Aue groß. Da zwei der ursprünglich vorgesehenen Referenten ausgefallen waren, musste Walter Steigauf alle drei Themen bestreiten. Der Zufriedenheit des Publikums tat das keinen Abbruch. Im Gegenteil. Die Teilnehmer-Beurteilungen fielen durchweg sehr positiv aus.

Bemerkenswert zur Situation der elektronischen Rechnungen: Kaum ein Teilnehmer-Unternehmen versendet schon, aber fast alle erhalten elektronische Rechnungen. Meist als einfach PDF. Und was passiert damit? Sie werden ausgedruckt und gemeinsam mit den Papier-Rechnungen verarbeitet; oftmals auch wieder gescannt!?

Die Möglichkeiten, welche die Kombination elektronische Rechnung und elektronische Archivierung für die Rationalisierung der Büro-Arbeit ergeben, war noch kaum ins Bewusstsein des Publikums vorgedrungen. Inzwischen ist ihm Office 4.0 ein Begriff.

Beratungs-Pauschale DMS-Einführung

An den von Walter Steigauf im Auftrag von ibi-research und verschiedenen IHKs jüngst gehaltenen Vorträgen über e-Rechnungen mit ZUGFeRD, die GoBD und elektronische Archivierung haben mehr als 500 Besucher teilgenommen. Die Botschaft, dass elektronische Archivierung in der Verwaltung erstens enormen Nutzen bringt und zweitens Voraussetzung für den Austausch von elektronischen Rechnungen ist, ist angekommen. Auch die, dass Einführung und Betrieb von e-Archivierung mehr Fragen aufwerfen, als sich im Rahmen von einstündigen Vorträgen erschöpfend beantworten lassen.

Erster Schritt auf dem Weg zur Einführung zur Einführung sollte sein, den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen und den möglichen Nutzen zu ermitteln. Eine Aufgabe, die mit externer, fachkundiger Unterstützung gelöst werden sollte. Diese Unterstützung bieten wir den Seminar-Teilnehmern in Form einer Beratungs-Pauschale an.

Die Beratungs-Pauschale für DMS-Einführung
zum Preis von € 1.800,- + MWSt umfasst:

  • ca. eintägiges Analyse-Gespräch mit Verantwortlichen und Mitarbeitern vor Ort
  • Analysebericht mit Vorschlägen über Möglichkeiten bzw. Nutzen des Einsatzes von DMS
  • An- und Abreise-Zeiten sowie -Kosten

Notwendige Übernachtungskosten gehen extra. Sie sind dann gut angelegt, wenn die Fahrzeit zum Einsatzort zu viel Zeit für die Analyse beanspruchen würde. Dies hängt individuell vom Umfang der Aufgabe, bzw. der Unternehmens-Größe ab sowie von der räumlichen Entfernung.

Größeren Unternehmen, bei denen die Analyse mehr Zeit beansprucht und/oder deren Wünsche weiter bis zum Erstellen einer detaillierten Anforderungs-Analyse samt Pflichtenheft und Ausschreibung reichen, unterbreiten wir gern ein individuelles Angebot, evtl. auch als Folge-Schritt nach der Erst-Analyse.

Bitte fragen Sie uns! Benützen Sie dazu gleich das Kontaktformular.

 

ZUGFeRD-Rechnungen und die Gesetze

Als würde es sich bei ZUGFeRD um ein exotisches Lebewesen handeln, mit dem umzugehen besonderer Aufmerksamkeit und Regeln bedarf, werden derzeit zahlreiche Abhandlungen in den Markt gedrückt. Bemerkenswert ist, dass die meisten davon aus ein und demselben Haus stammen.

Was ist aus gesetzlicher Sicht so besonders an ZUGFeRD? Im Grunde nichts. ZUGFeRD ist ein technischer Standard für das Erstellen von elektronischen Rechnungen. Er soll es den Empfängern leichter machen, diese zu verarbeiten. Wie heute mit elektronischen Rechnungen zu verfahren ist, regeln AO und UStG, bzw. die dazu publizierten BMF-Schreiben.

Die Regeln umfassen primär das Aufbewahren von elektronischen Rechnungen. Das ist identisch mit dem von allen anderen elektronischen Unterlagen.  Die einzige direkt auf ZUGFeRD gemünzte Aussage in den GoBD ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen im Original-Format aufzubewahren sind. Gemeint ist damit, dass auch die eingebetteten XML-Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. Das Umwandeln in ein anderes elektronisches Format, bei dem die XML-Daten verloren gehen würden oder das Aufbewahren lediglich in Papierform ist unzulässig. So weit die Besonderheiten.

Dass ZUGFeRD-Rechnungen elektronisch aufbewahrt, also archiviert werden müssen ist bekannt, seit 2001 die GDPdU veröffentlicht wurden.