Verfahrens-Dokumentationen

Anleitungen für Anwender und Chefs

Die GoBD von 2014 (Nachfolger der GoBS von 1995 und der GDPdU von 2001) setzen zur Unterstützung der Steuer-Außenprüfer noch konsequenter auf das Vorhandensein von Verfahrensdokumentationen für kaufmännische Abläufe und für die eingesetzten „DV-gestützten Buchführungssysteme“. Unter dieser Bezeichnung definiert die Finanzverwaltung alle betriebswirtschaftlichen DV-Anwendungen im Unternehmen, in welchen steuerrelevante Daten entstehen und/oder verarbeitet werden.  Die Dokumentationen dienen der Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit nach GoB. Beides ist im Grunde auch unabdingbar für jedes Unternehmen.

Fehlende Verfahrens-Dokumentationen sind ein gefundenes Fressen für Steuerprüfer, falls sie während einer Prüfung auf Ungereimtheiten stoßen. Anlass dazu gibt es zum Glück selten.

Für Unternehmen viel nachteiliger ist es, wenn ihre Mitarbeiter IT-Anwendungen fehlerhaft bedienen oder mangels Anleitung deren Möglichkeiten nur unzureichend ausschöpfen. Unvollständige oder unverständliche Anwender-Handbücher sind eine der häufigsten Ursachen, warum EDV-Programme im Schrank „installiert“, also nicht benützt werden, warum Hotlines überlastet sind oder Anwender die Programme nur zu Bruchteilen nutzen.

Die Grundlage für die DMS-Verfahrensdokumentation sollte bereits mit dem Konzept für die Einführung gelegt werden. Nach der Abnahme des Systems wird die Dokumentation entlang der tatsächlichen Anwendung ergänzt und festgeschrieben. Falls kein Konzept erstellt wurde, erfolgt die Dokumentation auf Basis noch intensiverer Befragungen der Anwender und daraus abgeleitet einer Analyse der Abläufe.

Aussagekräftige Handlungsanweisungen als Teil von Verfahrens-Dokumentationen sichern sowohl die Qualität der Prozesse wie deren Nachvollziehbarkeit. Dies gilt für die neuen digitalen Lösungen genauso wie für alle übrigen IT-Anwendungen. Beim Scannen und Archivieren von Dokumenten mit personenbezogenen Daten sind sie unverzichtbar.

Lesen muss sein wie Fernsehen im Kopf!

Nach dieser Maxime formulieren wir Texte für Menschen. Vom Standpunkt von Laien aus. Wir beschreiben Funktionen und Abläufe so, dass Nutzer oder Anwender sie verstehen, dass sie danach handeln können und dass auch unbeteiligte Dritte in der Lage sind, sie nachzuvollziehen und zu akzeptieren.